Sebagai pelaku usaha, sudahkah kamu mengetahui apa definisi dan tujuan komunikasi bisnis? Komunikasi bisnis merupakan komponen penting dalam menjalankan sebuah bisnis. Melalui komunikasi yang efektif, proses untuk mencapai tujuan perusahaan dan operasionalnya bisa berjalan dengan baik. Komunikasi di sini dapat berisi ide, gagasan, pendapat, ajakan, dan informasi.
Komunikasi memiliki peran penting dalam kehidupan, termasuk pula dalam bisnis. Tidak hanya diterapkan antara perusahaan dengan klien, namun penting juga untuk diterapkan dengan sesama anggota perusahaan.
Besarnya peran komunikasi bisnis mengharuskan para pelaku usaha untuk mempelajarinya lebih lanjut. Simak penjelasan mengenai komunikasi bisnis di bawah ini untuk dapat memahami dan menerapkannya dengan efektif..
Pengertian Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis dapat diartikan sebagai sebuah proses pertukaran informasi, instruksi, gagasan, ajakan, dan lain sebagainya, dengan tujuan tertentu berkaitan dengan jalannya bisnis. Komunikasi bisnis dapat disampaikan secara personal maupun kelompok dalam berbagai macam bentuk komunikasi, baik verbal maupun non verbal. Komunikasi ini menjadi langkah untuk mencapai tujuan perusahaan.
Kemampuan komunikasi bisnis dapat memengaruhi bagaimana sebuah bisnis diperkenalkan dan tingkat keberhasilan negosiasi. Selain itu, kecakapan dalam berkomunikasi bisnis juga berguna dalam menyampaikan opsi, perencanaan bisnis, pembuatan keputusan dan kesepakatan, bahkan penjualan yang sukses.
Baca juga: 5 Metode Penilaian Kinerja Yang Wajib Dimengerti
6 Unsur Komunikasi Bisnis
Dalam menjalankan komunikasi bisnis, terdapat 6 unsur yang harus diperhatikan dalam proses komunikasi. Unsur komunikasi bisnis antara lain:
1. Memiliki Tujuan
Unsur komunikasi bisinis yang pertama adalah memiliki tujuan informasi untuk disebar luaskan. Seluruh kegiatan komunikasi memiliki tujuan tertentu. Dalam komunikasi bisnis, tujuan komunikasi ditetapkan sejalan dengan kepentingan perusahaan.
2. Adanya Pertukaran Informasi
Unsur komunikasi selanjutnya adalah adanya pertukaran komunikasi. Proses komunikasi yang dilakukan 2 orang atau lebih, terdapat pertukaran informasi. Proses ini bertujuan agar kedua belah pihak sudah menerima pesan satu sama lain dan tidak menyebabkan kesalahpahaman.
3. Isi Pesan
Pesan yang disampaikan berupa informasi, gagasan, opini, dan instruksi. Isi pesan disampaikan dengan bentuk yang beragam, sesuai dengan kondisi, situasi, serta tujuan perusahaan.
4. Penyampaian Pesan
Pesan dalam komunikasi bisnis dapat disampaikan secara langsung bertatap muka atau menggunakan media seperti media massa apabila dibutuhkan jangkauan penerima pesan yang luas.
5. Memakai Simbol atau Sinyal
Simbol atau sinyal digunakan sebagai metode yang dapat dimengerti sehingga membantu memberikan pemahaman atas isi pesan yang disampaikan.
6. Pencapaian Tujuan Perusahaan
Hal yang membedakan komunikasi bisnis dengan proses komunikasi pada umumnya terletak di tujuan. Biasanya, komunikasi bisnis dilakukan secara khusus untuk terlaksananya kepentingan perusahaan dan secara umum untuk membangun relasi. Selain itu komunikasi bisnis dilakukan untuk mencapaiproduktivitas yang baik dan kualitas hasil yang maksimal bagi anggota perusahaan.
Baca juga: 6 Pengaruh Insentif Terhadap Kinerja Karyawan
3 Tujuan Komunikasi Bisnis
Setelah mengenal apa itu komunikasi bisnis, kamu juga perlu tahu apa tujuan dari komunikasi bisnis yang harus diterapkan pada perusahaan. Berikut jabaran mengenai tujuan komunikasi bisnis untuk kamu pahami:
1. Memberi Informasi
Setiap proses komunikasi pasti memiliki tujuan utama untuk berbagi informasi. Dalam proses komunikasi bisnis, informasi yang diberikan berkaitan dengan kepentingan perusahaan. Namun, perlu diperhatikan bahwa sebuah informasi harus disampaikan dengan baik agar isi pesan dapat diterima dan memiliki makna yang sama bagi pengirim pesan dan penerima.
2. Melakukan Persuasi
Komunikasi bisnis bertujuan untuk melakukan persuasi atau ajakan kepada penerima pesan dengan memberikan alasan yang meyakinkan dan menunjukkan prospek baik dari sebuah proyek atau keseluruhan perusahaan. Sebuah kerja sama dalam dunia bisnis diawali dengan proses persuasi yang baik sehingga menciptakan kepercayaan.
3. Terciptanya Kolaborasi
Mengoptimalkan peran komunikasi bisnis dalam setiap kegiatan perusahaan, dapat menciptakan sebuah kerja sama atau kolaborasi dengan perusahaan lain. Proses negosiasi dan persuasi menggunakan komunikasi yang baik sangat berperan untuk terbangunnya hubungan yang baik antar perusahaan. Hubungan baik tersebut nantinya dapat menjadi faktor terciptanya kolaborasi yang menguntungkan.
Baca juga: 7 Tips Market Penetration Strategy untuk Bisnismu
5 Jenis Komunikasi Bisnis
Pada proses pelaksanaannya, komunikasi bisnis memiliki beberapa jenis, ditentukan berdasarkan posisi pengirim dan penerima pesan. Berikut merupakan beberapa jenis komunikasi bisnis yang perlu kamu ketahui:
1. Komunikasi Internal
Komunikasi internal merupakan komunikasi yang terjadi di dalam perusahaan tanpa melibatkan pihak luar. Terdapat 2 jenis tingkatan yaitu komunikasi internal vertikal yang dilakukan antara anggota perusahaan dengan atasan dan komunikasi internal horizontal sesama anggota perusahaan dengan tingkatan yang sama.
Proses komunikasi internal dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan berbagai media. Seiring dengan berkembangnya zaman, komunikasi internal dapat dilakukan di mana saja menggunakan beragam media komunikasi berupa teks, suara, maupun video. Hal tersebut tidak mengurangi muatan informasi atau isi pesan yang disampaikan.
2. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal merupakan jenis komunikasi yang dilakukan antara pihak perusahaan dengan calon atau rekan bisnis. Komunikasi eksternal umumnya dilakukan untuk menjalani negosiasi atau proses kerja sama.
3. Komunikasi Formal
Komunikasi formal merupakan komunikasi yang dilakukan dengan persetujuan seluruh pihak dan mengarah pada kepentingan perusahaan. Komunikasi formal dapat ditemukan pada kegiatan rapat, penyampaian ide, wawancara, seminar, dan kegiatan lain yang berkaitan dengan rencana pencapaian tujuan perusahaan.
4. Komunikasi Informal
Komunikasi informal adalah proses komunikasi yang dilakukan tanpa perlu memperhatikan struktur perusahaan. Komunikasi informal berfokus pada kegiatan komunikasi antar individu yang tidak diikuti dengan kepentingan perusahaan. Jenis komunikasi ini dapat ditemukan di sekeliling lingkungan kamu karena sebagian besar anggota perusahaan akan berbagi informasi dengan gaya komunikasi informal.
5. Komunikasi Grapevine
Komunikasi Grapevine adalah komunikasi bisnis informal yang biasa digunakan di antara karyawan suatu perushaan. Dalam komunikasi ini informasi yang diberikan dengan cara bercabang dan tidak beraturan.
Baca juga: Catat! 9 Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Karyawan
Pentingnya Komunikasi Bisnis Bagi Perusahaan
Komunikasi bisnis merupakan hal yang memiliki peran besar dalam keberhasilan suatu perusahaan. Hal ini juga membantu memberikan jalan keluar pada suatu masalah yang muncul, sebagai contoh kegiatan pemasaran dan negosiasi dengan klien. Sehingga penting bagi perusahaan menentukan kandidat yang sesuai dan dapat berkomunikasi dengan baik agar informasi yang diberikan sesuai dengan maksud perusahaan.
1. Membantu Meningkatkan Produktivitas
Komunikasi bisnis dapat membantu meningkatkan produktivitas dan kerja sama tim antar karyawan dalam suatu perusahaan atau organisasi. Komunikasi bisnis juga dapat menciptakan lingkungan kerja yang positif antara karyawan dan perusahaan sehingga perusahaan akan menjadi lebih tahu apa saja yang dibutuhkan oleh setiap karyawan.
2. Membantu Meningkatkan Pelanggan
Pelanggan adalah seorang yang sangat berperan penting dalam perkembangan sebuah bisnis perusahaan atau organisasi. Oleh karena itu, perusahaan harus dapat memahami kebutuhan dari seorang pelanggan untuk mempertahankan pelanggan setianya.
Contoh komunikasi bisnis yang dapat digunakan adalah dengan cara melakukan kampanye dengan tujuan untuk meningkatkan jumlah pelanggan untuk mengenal produk barang atau jasa yang dimiliki dari sebuah perusahaan.
3. Membangun Kemitraan
Komunikasi bisnis juga penting untuk membangun hubungan kemitraan bisnis antar perusahaan. Dengan komunikasi bisnis suatu perusahaan dapat menangani serta menjalin hubungan bisnis kepada klien atau vendor bisnis eksternal yang bekerja sama.
4. Membantu Menyelesaikan Masalah
Komunikasi bisnis juga dapat membantu menyelesaikan suatu masalah yang tengah dihadapi oleh perusahaan. Jika perusahaan tengah dihadapi dengan suatu masalah sebaiknya masalah tersebut diselidiki dan jawaban terbaik lebih baik dipertimbangkan.
5. Penyusunan Rencana dan Kebijakan
Setiap perusahaan pasti memiliki rencana dan kebijakannya masing-masing. Dengan adanya komunikasi bisnis maka proses penyusunan rencana dan kebijakan akan menjadi lebih mudah. Oleh karena itu, komunikasi sangat dibutuhkan agar rencana dan kebijakan menjadi efektif setelah disusun.
Nah, kamu sudah tahu apa saja tujuan komunikasi bisnis. Komunikasi bisnis sangat dibutuhkan dalam sebuah perusahaan untuk berjalan dengan baik. Selain untuk optimalisasi komunikasi bisnis, kamu tentu memerlukan alat yang dapat membantu mengawasi proses kerja karyawan dan mudah untuk digunakan.
StaffAny dapat membantu kamu untuk melakukan kontrol pada karyawan melaluiconnected workforce. Selain itu, kamu bisa temukan berbagai kemudahan proses pengawasan lainnya dengan fasilitas scheduling, onsite timeclock, dan fitur notifikasi otomatis yang mengoptimalkan seluruh proses komunikasi manajemen dengan baik. Hubungi StaffAny sekarang juga untuk kemudahan fitur HRD dengan harga terbaik.
