Sedang menjalankan bisnis di bidang retail atau food and beverages? Kamu tentu memerlukan timesheet karyawan(lembar kerja) untuk memantau perkembangan kerja mereka. Time sheet merupakan salah satu file penting dan memiliki banyak manfaat dalam menilai efektivitas pekerjaan karyawan di bisnis kamu.
Time sheet juga berguna sebagai alat bantu untuk menghitung upah karyawan apabila mereka bekerja di luar jam kerja yang telah disepakati. Kamu bisa membayar upah sesuai regulasi pemerintah yang berlaku sehingga karyawan tetap mendapatkan haknya dengan adil.
StaffAny sebagai aplikasi Human Resources (HR) juga memiliki fitur time sheet yang dapat membantumu dalam mengetahui jam kerja karyawan secara akurat. Namun, ada baiknya kamu mengenal lebih dahulu tentang timesheet dan jenis-jenisnya agar makin paham dengan penggunaannya. Yuk, simak artikel ini untuk mempelajari timesheet!
Pengertian Timesheet Karyawan
Pada umumnya, timesheet karyawan adalah laporan atau dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dihabiskan dalam pekerjaan atau proyek dalam periode tertentu. Informasi mengenai jumlah jam kerja yang dilakukan oleh karyawan dapat digunakan untuk menghitung upah karyawan.
Lembar kerja karyawan (time sheet) juga dapat digunakan untuk memantau produktivitas dan mengevaluasi efektivitas kerja karyawan beserta proyek yang sedang dikerjakan.
Berikut contoh timesheet karyawan yang memuat informasi dasar:
- Nama karyawan: Nama karyawan yang mencatat waktu kerja.
- Tanggal: Tanggal waktu kerja yang dicatat.
- Waktu masuk: Waktu karyawan masuk ke kantor atau mulai bekerja.
- Waktu keluar: Waktu karyawan keluar dari kantor atau selesai bekerja.
- Jumlah jam kerja: Jumlah jam yang dihabiskan oleh karyawan dalam satu hari kerja.
- Aktivitas: Deskripsi aktivitas yang dilakukan oleh karyawan selama waktu kerja.
- Keterangan: Keterangan tambahan yang bisa digunakan untuk memberikan informasi lebih lanjut tentang waktu kerja yang dilakukan oleh karyawan.
Baca juga: Mengenal Pengertian Sistem Kerja Shift
Manfaat Timesheet untuk Karyawan
Pencatatan jumlah waktu kerja karyawan dalam timesheet tentu membawa manfaat bagi perkembangan manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) bisnis kamu. Apa saja manfaatnya?
1. Mengetahui Produktivitas Karyawan
Kamu bisa memantau produktivitas karyawan dengan melihat jumlah jam kerja yang dihabiskan dalam satu hari. Apabila jam kerjanya lebih banyak padahal beban kerja (workload) karyawan lebih sedikit, kamu bisa melakukan evaluasi terhadap kebiasaan kerja mereka.
Kamu pun bisa mempertimbangkan untuk menambah beban kerja agar karyawan bisa menggunakan waktu kerjanya dengan maksimal.
2. Meningkatkan Efisiensi Karyawan
Timesheet karyawan juga membantumu dalam meningkatkan efisiensi karyawan. Kamu bisa mengidentifikasi kebiasaan kerja karyawan yang tidak efisien serta mencari solusi untuk meningkatkan produktivitas mereka.
Selain itu, karyawan pun bisa mengelola waktunya secara lebih efektif sehingga menghindari kelebihan beban kerja yang dapat mengurangi produktivitas. Perlu diketahui bahwa efisiensi kerja akan berpengaruh besar terhadap produktivitas karyawan.
3. Mengevaluasi Kinerja Karyawan
Manfaat berikutnya daritimesheet karyawan adalah memberikan informasi mengenai kinerja karyawan. Kamu dapat menggunakannya sebagai salah satu bahan evaluasi kinerja karyawan. Pasalnya, salah satu indikator penting dalam penilaian kinerja karyawan adalah manajemen waktu. Indikator ini terlihat jelas dalam timesheet mereka.
Kamu bisa memberikan bonus atau promosi kerja apabila mereka menunjukkan performa yang baik dari segi manajemen waktu. Pengelolaan SDM di dalam bisnis kamu pun dapat berjalan efektif dengan menggunakan timesheet.
Baca juga: 7 Tujuan Pelatihan Kerja bagi Produktivitas Karyawan
4. Menilai Kelancaran Bisnis
Manfaat lain dari timesheet kerja yaitu kamu bisa mengetahui aktivitas bisnis dalam satu periode. Timesheet memberikan informasi tentang waktu yang dihabiskan dalam setiap aktivitas yang dilakukan oleh karyawanmu.
Informasi ini bermanfaat untuk mengetahui biaya serta proyeksi keuntungan yang dihasilkan dalam satu hari. Tidak hanya itu, kamu pun dapat mengelola jumlah karyawan yang harus dipekerjakan apabila bisnis berada dalam peak hour.
5. Memberlakukan Sistem Upah yang Adil
Pasti kamu sudah memahami bahwa upah merupakan hak karyawan yang harus dibayarkan dengan adil. Timesheet karyawan akan membantumu dalam memberikan upah yang tepat untuk karyawan sesuai dengan jumlah jam kerjanya.
Secara tidak langsung, kamu pun telah mematuhi regulasi perundang-undangan mengenai upah karyawan yang tertera dalam Undang Undang Cipta Kerja Nomor 11 Tahun 2020.
Baca juga: 5 Jenis-Jenis Upah yang Berlaku di Indonesia
Jenis Timesheet untuk Karyawan
Sebenarnya pembagian jenis timesheet dapat dikelompokkan berdasarkan waktunya seperti timesheet mingguan atau timesheet bulanan. Selain itu, ada jenis timesheet lain yang bisa kamu pilih untuk mencatat jam kerja karyawan di bisnismu. Berikut penjelasan lengkapnya.
1. Time Sheet Manual
Pertama, ada timesheet manual. Sesuai istilahnya, kamu mencetak formulir timesheet yang telah dibuat dan berisi informasi yang dibutuhkan.
Karyawan harus mencatat waktu masuk, waktu keluar, jumlah jam kerja yang dihabiskan, dan deskripsi aktivitas yang telah dilakukan pada setiap aktivitas secara manual di sebuah buku atau formulir.
2. Time Sheet Proyek
Jenis timesheet ini digunakan untuk mengelola proyek. Kamu bisa menggunakannya apabila bisnismu sedang mengerjakan sebuah proyek dari klien.
Contoh sederhananya, kamu menjalankan bisnis food and beverage dan menerima pesanan katering. Kamu harus mencatat waktu yang dihabiskan pada aktivitas pembuatan katering, biaya yang dikeluarkan, dan laporan kemajuan proyek.
3. Time Sheet Kontraktor
Berbeda dari timesheet pada umumnya, jenis timesheet ini digunakan oleh kontraktor atau freelancer. Isinya sama seperti timesheet proyek, yaitu waktu yang dihabiskan pada setiap aktivitas proyek, biaya proyek, dan laporan kemajuan proyek.
Seorang freelancer perlu menggunakan timesheet ini agar mereka bisa lebih efisien dalam memanfaatkan waktunya dan mengerjakan proyek dari klien.
Baca juga: Inilah Peraturan Jam Kerja Shift Terbaru 2023
4. Time Sheet Kegiatan
Jenis timesheet ini mencakup informasi tentang waktu yang dihabiskan pada setiap kegiatan yang dilakukan oleh karyawan, seperti rapat, sosialisasi, atau training. Timesheet kegiatan biasanya digunakan untuk mengevaluasi tingkat efektivitas kegiatan yang telah dilakukan.
Kamu bisa membuat timesheet ini dengan cara mengisi informasi tentang waktu yang dihabiskan pada setiap kegiatan yang dilakukan oleh karyawan.
5. Time Sheet Elektronik
Terakhir, ada timesheet elektronik yang menggunakan teknologi informasi, seperti aplikasi atau software. Karyawan cukup mengakses software tersebut melalui komputer atau perangkat mobile dan mencatat waktu kerja secara online.
Jenis timesheet ini lebih menguntungkan karena kamu tidak perlu mengeluarkan biaya dan waktu yang cukup besar untuk mencetak timesheet.
Baca juga: Ketahui 5 Cara Membagi Shift Kerja yang Efektif
Fitur timesheet harian kerja ini bisa kamu dapatkan dengan mudah di aplikasi StaffAny. Keunggulan fitur StaffAny ini adalah untuk mencegah terjadinya fraud atau kecurangan akibat karyawan yang masuk kerja lebih awal atau membuat absen keluar otomatis sehingga mereka mendapatkan upah sesuai haknya yang tercantum dalam surat kontrak.
StaffAny menyediakan berbagai jenis timesheet karyawan yang bisa kamu pilih sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Menariknya, fitur ini sangat efektif untuk digunakan kalau kamu memiliki bisnis di outlet yang berbeda. Semua timesheet tersebut bisa diintegrasikan sehingga administrasi penghitungan gaji berjalan dengan lebih teratur dan efektivitas karyawan pun lebih meningkat.
Selain fitur timesheet, kamu juga akan mendapatkan fitur absen di tempat, penjadwalan, dan pengajuan cuti hanya dalam satu aplikasi StaffAny. Aplikasi yang sangat menarik untuk manajemen SDM bisnismu, bukan?
Hubungi kami melalui Whatsapp sekarang juga untuk mencoba free trial aplikasi ini. Rasakan manfaat yang besar bagi bisnis kamu dengan menggunakan timesheet karyawan elektronik StaffAny.
