Masih banyak karyawan Indonesia yang belum memahami apa pentingnya manajemen waktu dalam pekerjaan maupun kehidupan secara luas. Budaya ‘jam karet’ dan suka menunda-nunda tugas atau pekerjaan adalah alasan universal di balik manajemen waktu yang buruk.
Oleh karena itu, jika kamu masih sulit mengelola waktu, inilah saatnya buat kamu tuk belajar manajemen waktu yang baik demi keberhasilan mencapai tujuan hidup khususnya dalam dunia karier.
Melalui artikel ini, StaffAny akan mengulas lengkap tentang apa hakikat manajemen waktu, segudang manfaatnya serta membagikan tipsnya. Yuk, simak sampai selesai!
Pengertian Manajemen Waktu
Manajemen waktu adalah keterampilan untuk menggunakan waktu secara efektif dan efisien serta merasakan manfaatnya dengan maksimal. Dengan kata lain, kita menerapkan strategi mengelola waktu agar tetap terkendali sehingga bisa menciptakan efektivitas dan produktivitas selama beraktivitas.
Dari pengertian di atas, kamu dapat memahami bahwa manajemen waktu merupakan bentuk keterampilan atau kemampuan. Artinya, manajemen waktu bisa dilatih agar berkembang dalam dirimu sendiri. Tidak ada alasan kalau kamu tidak bisa mengembangkan kemampuan manajemen waktu yang baik.
Adapun karakteristik manajemen waktu yang baik mencakup beberapa hal di bawah ini:
- Evaluasi waktu yang telah digunakan
- Pembuatan rencana dan prioritas yang tepat
- Menghindari pencurian waktu yang bisa mengganggu produktivitas
- Beristirahat sejenak di sela-sela aktivitas
Baca juga: Informasi Perhitungan Pesangon Mengundurkan Diri
Pentingnya Manajemen Waktu dalam Pekerjaan
Manajemen waktu sangat penting dalam kehidupan seseorang khususnya yang ingin mengembangkan dunia kariernya. Alasannya, kamu bisa menyelesaikan pekerjaan atau daftar tugas yang ada dengan tepat waktu.
Selain itu, manajemen waktu juga membantumu menjadi pribadi yang disiplin. Kamu tidak hanya membuat rencana atau jadwal kerja, tetapi dapat mengerjakan pekerjaan tersebut sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
Kamu pun memahami seluruh tugas yang harus diselesaikan dalam waktu tertentu sehingga hasil pekerjaannya menjadi lebih memuaskan. Maka dengan sendirinya, Kesempatan untuk berkembang di dunia karier makin terbuka lebar dengan manfaat ini.
Karakteristik Manajemen Waktu yang Baik
Untuk mengukur apakah manajemen waktu yang selama ini kamu buat telah baik ataupun kamu baru mau memulai belajar mengelola waktu, berikut ini beberapa karakteristik atau indikator manajemen waktu yang baik yang dapat kamu gunakan.
1. Skala Prioritas Jelas
Tentukan tugas-tugas yang paling penting dan mendesak terlebih dahulu untuk diselesaikan sehingga tidak menumpuk dan hasil yang diharapkan sesuai rencana.
2. Jadwal Kegiatan Realistis
Setelah menetapkan skala prioritas, berikut buatlah jadwal yang realistis dan efektif, dengan mempertimbangkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas dan jangka waktu yang tersedia.
3. Fokus pada Target
Kemampuan untuk fokus dan menghindari distraksi yang tidak perlu saat bekerja pada tugas adalah kemampuan penting hari ini di tengah banyak gangguan media sosial maupun iklan.
4. Delegasi Tugas Efektif
Kemampuan untuk membagi tugas-tugas kepada orang lain ketika memungkinkan adalah ukuran manajemen waktu yang baik berikutnya yang perlu kamu perhatikan.
5. Waktu Luang Terkelola Baik
Kemampuan untuk menggunakan waktu luang secara produktif, seperti dengan membaca buku, belajar hal baru, atau berolahraga sangat penting untuk mengharmonikan antara waktu kerja dan waktu istirahat.
6. Fleksibilitas
Kemampuan untuk menyesuaikan rencana dan jadwal ketika ada perubahan tak terduga atau keadaan darurat juga diperlukan agar tetap pada koridor perencanaan yang telah ditetapkan di awal.
7. Evaluasi
Ini adalah aspek terpenting dalam manajemen waktu. kamu mesti mengevaluasi efektivitas manajemen waktu secara teratur dan melakukan perubahan atau perbaikan ketika diperlukan.
Baca juga: Ketahui Pengaruh Lingkungan Kerja Terhadap Kinerja Karyawan
7 Manfaat Manajemen Waktu
Manajemen waktu adalah kemampuan untuk mengatur dan mengoptimalkan penggunaan waktu sehingga tugas-tugas yang harus diselesaikan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Ada banyak manfaat dari manajemen waktu yang baik, di antaranya adalah:
1. Meningkatkan Produktivitas
Dengan mengelola waktu dengan baik, kamu dapat menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan efisien, sehingga meningkatkan produktivitas.
2. Mengurangi Stres
Manajemen waktu yang baik dapat membantu mengurangi stres karena kamu tidak perlu terburu-buru menyelesaikan tugas-tugas dalam waktu yang singkat.
3. Mengoptimalkan Kualitas Kerja
Dengan memberikan waktu yang cukup untuk setiap tugas, kamu dapat memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan memiliki kualitas yang baik.
4. Meningkatkan Keseimbangan Kehidupan
Manajemen waktu yang baik dapat membantu kamu mengatur waktu antara pekerjaan dan kehidupan pribadi sehingga dapat menciptakan keseimbangan dalam hidup.
5. Meningkatkan Efisiensi
Dengan mengelola waktu dengan baik, kamu dapat menghindari pekerjaan yang overlapping dan memaksimalkan penggunaan waktu.
6. Meningkatkan Motivasi
Dengan menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan efektif, kamu dapat merasa lebih puas dan termotivasi untuk melakukan tugas-tugas selanjutnya.
7. Meningkatkan Kesuksesan
Dengan manajemen waktu yang baik, kamu dapat memastikan bahwa tugas-tugas penting diselesaikan tepat waktu dan dengan kualitas yang baik, sehingga meningkatkan peluang kesuksesan dalam karir dan kehidupan secara keseluruhan.
7 Tips Manajemen Waktu selama Bekerja
Pasti kamu ingin merasakan manfaat manajemen waktu setelah membaca penjelasan di atas? Pertanyaannya, bagaimana cara menerapkan manajemen waktu selama bekerja? Terapkan delapan tipsnya di bawah ini.
1. Buat Jadwal Kerja Harian
Manajemen waktu yang baik dimulai dengan membuat jadwal kerja yang terencana. Catatlah setiap tugas dan pekerjaan yang harus diselesaikan dalam satu hari atau satu minggu. Buatlah timeline yang realistis dan pastikan durasi waktu setiap tugasnya sesuai dengan kapasitas dan kemampuanmu dalam melakukan pekerjaan.
Selain jadwal pekerjaan, jangan lupa untuk memasukkan jadwal istirahat di sela-sela pekerjaan. Istirahat sangat penting agar pikiran dan tubuhmu tetap segar sehingga pekerjaan bisa diselesaikan dengan lancar.
Baca juga: Regulasi dan Rumus Membuat Jadwal Shift Kerja
2. Prioritaskan Tugas yang Penting
Dahulukan tugas yang penting atau mendesak untuk diselesaikan agar energimu tidak terkuras karena pekerjaan yang kurang penting. Kamu bisa menggunakan Matriks Eisenhower yang membagi tugas ke dalam empat golongan pekerjaan, yaitu:
- Do immediately: tugas penting yang memiliki tenggat waktu
- Decide for later: tugas penting yang tidak memiliki tenggat waktu
- Delegate: tugas yang bisa diberikan kepada orang lain.
- Delete: tugas yang tidak penting karena tidak sesuai dengan tujuan kerjamu
3. Fokus dengan Jadwal
Pernah merasa kalau tugas yang bisa diselesaikan lebih awal ternyata memakan waktu hampir seharian? Bisa jadi karena kamu tidak fokus dalam mengerjakannya. Walaupun kamu mendapatkan jumlah pekerjaan yang lebih sedikit, selesaikan semua pekerjaan tersebut tanpa harus mengulur waktunya lagi.
4. Hindari Multitasking
Mungkin kamu sempat berpikir kalau multitasking merupakan strategi manajemen waktu yang efektif. Anggapan tersebut tidak benar. Multitasking justru mengganggu produktivitas karena kamu harus mengerjakan dua atau lebih tugas dalam waktu yang bersamaan. Alhasil, manajemen waktumu menjadi kurang teratur karena melakukan multitasking.
5. Kelompokkan Tugas yang Mirip
Kamu pasti memiliki tugas yang terlihat mirip dan bisa dikerjakan dalam satu slot waktu. Contohnya, membalas e-mail pada jam 10-11 pagi, mengerjakan revisi desain pada jam 13.00, dan sebagainya. Tips ini sangat berguna supaya kamu bisa fokus pada pekerjaan yang lebih utama ketika pekerjaan tersebut selesai.
Baca juga: 6 Cara Mengatasi Lingkungan Kerja Toxic
6. Hindari Sumber Distraksi
Distraksi tentu menghambat proses pengerjaan tugas sehingga lebih lama selesai. Distraksi tersebut bisa berasal dari smartphone, TV, rekan kerja, dan masih banyak lagi. Kamu bisa menghindari distraksi tersebut dengan cara bekerja di tempat yang sepi, tidak memutar film sebagai background suara, dan sebagainya.
7. Manfaatkan Tools Manajemen Waktu
Membentuk kebiasaan manajemen waktu menjadi lebih mudah dengan bantuan tools yang tersedia. Ada banyak tools yang bisa digunakan, seperti to-do-list, Pomodoro timer, kalender, dan sebagainya. Manfaatkan tools tersebut sebaik mungkin agar kamu bisa menerapkan strategi manajemen waktu dengan konsisten.
Manajemen waktu yang baik tidak hanya terbentuk dalam diri karyawan, tetapi bisa pula berasal dari faktor eksternal. Barangkali kamu merasakan manajemen waktu yang buruk karena perusahaanmu tidak memberikan jadwal shift kerja yang tidak teratur. Hal itu wajar terjadi kalau tim HRD di kantormu masih menggunakan cara manual dalam membuat jadwal kerja secara manual menggunakan spreadsheet.
Beralihlah ke StaffAny yang memiliki fitur penjadwalan shift kerja secara otomatis. Jadwal shift kerja yang dibuat cukup akurat dan pasti memberikan keadilan berupa jam kerja yang sesuai untuk karyawan di perusahaanmu. Tidak hanya itu, StaffAny juga memiliki fitur absensi dan cuti sehingga karyawan bisa menghemat waktu untuk menginput clock-in dan clock-out atau mengajukan cuti hanya dalam satu aplikasi.
Aplikasi yang serbaguna, bukan? Hubungi kami melalui WhatsApp untuk mencoba free trial aplikasi ini dan rasakan kemudahan membuat jadwal shift kerja hanya dengan StaffAny.
Sudahkah kamu memahami pentingnya manajemen waktu setelah membaca artikel ini? Jangan lupa untuk menerapkan delapan tips di atas agar kamu makin lancar dalam bekerja, ya!
