Ketika melamar pekerjaan, departemen yang pertama kali akan didatangi oleh karyawan baru tentu saja adalah HRD atau Human Resource Department. Pasalnya, seluruh rangkaian seleksi dan rekrutmen akan dilaksanakan oleh departemen tersebut. Namun tahukah kamu apa pengertian HRD sebenarnya dan tugas HRD ternyata tidak sebatas pada kegiatan rekrutmen saja?
Dalam artikel ini, StaffAny akan menjelaskan secara lengkap apa saja fungsi dan tugas dari HRD yang wajib untuk kamu ketahui. Mari kita simak ulasan lengkapnya di bawah ini!
Pengertian HRD
HRD atau Human Resource Development adalah bagian dari manajemen sumber daya manusia yang bertanggung jawab untuk mengembangkan karyawan dalam organisasi. HRD bertujuan untuk meningkatkan efektivitas organisasi dengan mengembangkan kemampuan, pengetahuan, dan keterampilan karyawan serta meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja.
Tidak hanya itu, HRD juga bertanggung jawab untuk mengatur, memotivasi, dan mempertahankan karyawan agar tetap berada di perusahaan.
Baca juga: 5 Langkah-langkah Perencanaan SDM dalam Bisnis
Apa Saja Fungsi HRD?
Secara umum, fungsi utama dari HRD adalah untuk meningkatkan skill dan kinerja karyawan. Hal ini dikarenakan terdapat beberapa hal yang harus dipelajari oleh seorang karyawan mengenai pengetahuan perusahaan, tugas, dan tanggung jawab pekerjaan yang harus mereka kuasai.
Berikut adalah fungsi-fungsi penting lain HRD untuk perusahaan:
1. Rekrutmen dan Seleksi
HRD bertanggung jawab untuk mencari, menarik, dan memilih kandidat terbaik untuk posisi yang tersedia di perusahaan. Mereka harus mengelola proses rekrutmen dan seleksi dari awal hingga akhir demi mendapatkan tenaga kerja yang kompeten.
2. Manajemen Kinerja
HRD bertanggung jawab untuk melakukan evaluasi kinerja karyawan. Evaluasi ini dilakukan dengan tujuan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan dalam bekerja, mengevaluasi hasil kerja, dan mengidentifikasi area di mana karyawan perlu ditingkatkan.
3. Perencanaan dan Pengembangan Karir
HRD bertanggung jawab untuk merencanakan dan mengembangkan karir karyawan di perusahaan. Hal ini melibatkan pelatihan dan pengembangan, penentuan jalur karir karyawan, serta memberikan umpan balik dan dukungan untuk membantu karyawan mencapai tujuan karir mereka.
4. Pengembangan Sumber Daya Manusia
HRD bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya manusia (SDM) dan memastikan bahwa organisasi terus berkembang dan berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan lingkungan bisnis yang selalu berubah.
Selain itu, HRD juga terlibat dalam merencanakan dan mengimplementasikan program pengembangan organisasi seperti perubahan budaya, pengembangan kepemimpinan, dan inisiatif kreatif lainnya.
5. Mengelola Quality Circle
HRD juga bertanggung jawab untuk mengelola Quality Circle di perusahaan. Quality Circle adalah kelompok kerja yang terdiri dari karyawan yang terlibat dalam perbaikan kualitas dan produktivitas organisasi melalui brainstorming dan diskusi.
Baca juga: HR Metrics: Pengertian, Fungsi, dan Jenisnya
6. Mengelola Partisipasi Karyawan dalam Manajemen
HRD bertanggung jawab untuk memastikan bahwa karyawan terlibat dalam pengambilan keputusan dan proses manajemen di perusahaan. HRD membantu memfasilitasi partisipasi karyawan dalam pengambilan keputusan, diskusi kelompok, dan perencanaan strategis untuk meningkatkan keterlibatan dan motivasi karyawan.
7. Manajemen Kesejahteraan Karyawan
HRD dapat mengelola program-program kesejahteraan karyawan seperti asuransi kesehatan, cuti, dan izin, serta memberikan dukungan kepada karyawan yang mengalami masalah kesejahteraan atau stres.
8. Pengelolaan Database Karyawan
HRD bertanggung jawab atas pengelolaan data karyawan, termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, dan kinerja karyawan. Mereka memastikan keamanan dan kerahasiaan data karyawan.
9. Konsultasi dan Dukungan
HRD sering kali berfungsi sebagai konsultan bagi manajemen dan karyawan dalam hal kebijakan perusahaan, hak dan tanggung jawab, serta masalah-masalah pribadi atau profesional.
Baca juga: Apa Itu Supervisor? Cek Tugas dan Skill yang Harus Dimiliki
Sekilas Perbedaan HRD dan Personalia
Human Resources Development (HRD) dan personalia adalah dua istilah yang sering digunakan di dalam konteks mengelola sumber daya manusia.
Meskipun keduanya sering digunakan secara bergantian, namun sebenarnya ada perbedaan di antara keduanya. Apa saja bedanya hrd dan personalia? Berikut ulasannya.
1. Fokus Utama
Fokus utama HRD adalah untuk meningkatkan keterampilan dan kompetensi karyawan, sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efektif dan efisien.
Sedangkan fokus utama personalia adalah serangkaian kegiatan mengelola SDM untuk berbagai urusan yang terkait dengan bidang administratif.
2. Aktivitas Khusus
HRD terlibat dalam merancang program pelatihan, pembinaan karir, dan pengembangan keterampilan, termasuk evaluasi kinerja, dan manajemen talenta.
Sementara itu, fungsi personalia lebih berkaitan dengan aspek administratif dari manajemen sumber daya manusia, seperti penggajian, perekrutan karyawan baru, administrasi data karyawan, manajemen absensi dan cuti, serta penanganan permasalahan karyawan.
3. Tujuan Jangka Panjang vs Operasional
HRD memiliki tujuan jangka panjang dalam mengembangkan potensi karyawan dan kesiapan untuk masa depan. Sedangkan personalia memiliki tujuan operasional dalam menjalankan proses-proses sehari-hari yang terkait dengan manajemen sumber daya manusia.
Secara umum, HRD dan personalia saling melengkapi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi dalam hal pengelolaan sumber daya manusia.
Namun, peran dan tanggung jawab keduanya memiliki perbedaan yang penting dan harus dipahami secara jelas agar dapat dikelola dengan efektif di dalam organisasi.
Baca juga: 5 Metode Penilaian Kinerja Yang Wajib Dimengerti
Apa Saja Tugas dan Tanggung Jawab HRD?
Setelah memahami fungsi-fungsi HRD dalam suatu perusahaan, kamu juga tentu penasaran bagaimana fungsi-fungsi tersebut diaplikasikan. Berikut adalah tugas dan tanggung jawab dari HRD, yaitu:
1. Melakukan Perencanaan
Tugas HRD yang pertama adalah melakukan perencanaan, yaitu merencanakan strategi sumber daya manusia di perusahaan, termasuk merencanakan kebutuhan karyawan, perencanaan karir, pengembangan karyawan, serta perencanaan anggaran HRD.
2. Menyelenggarakan Seleksi dan Rekrutmen
Tugas HRD selanjutnya adalah menyelenggarakan proses seleksi dan rekrutmen karyawan yang efektif dan efisien, dengan tujuan menemukan karyawan terbaik untuk mengisi posisi yang tersedia di perusahaan.
3. Memberikan Training and Development
HRD juga bertanggung jawab untuk memberikan pelatihan dan pengembangan kepada karyawan untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan kerja mereka. Ini meliputi pelatihan teknis, pelatihan manajemen, dan pelatihan interpersonal.
4. Mengelola Keuntungan dan Kompensasi
Tugas HRD selanjutnya adalah mengelola program keuntungan dan kompensasi bagi karyawan, seperti program insentif, tunjangan, bonus, dan upah. HRD juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa program ini sesuai dengan kebijakan perusahaan dan dengan undang-undang yang berlaku.
5. Menghimpun Administrasi Data
HRD juga bertanggung jawab untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data karyawan seperti data personal, data pendidikan, data pelatihan, dan data kinerja. Data ini sangat penting untuk memberikan dukungan pada keputusan manajemen dan evaluasi karyawan.
6. Mengadakan Evaluasi Karyawan
HRD juga bertanggung jawab untuk melakukan evaluasi kinerja karyawan secara teratur, memberikan umpan balik, dan memberikan rekomendasi tentang pengembangan karyawan atau tindakan perbaikan yang perlu dilakukan.
Evaluasi ini dilakukan untuk memastikan kinerja karyawan tetap sesuai dengan tujuan organisasi dan untuk membantu karyawan meningkatkan kemampuan dan keterampilan mereka.
Baca juga: Human Capital Management: Arti, Tugas, & Manfaat
7. Membuat Lingkungan Kerja yang Kondusif
HRD perlu memperhatikan harmoni lingkungan kerja agar tetap terjaga. Sebuah organisasi atau perusahaan biasanya terdiri dari beragam latar belakang yang membuatnya unik. Menyatukan ratusan hingga ribuan karyawan dengan usia, karakter, dan pendekatan berpikir yang berbeda merupakan suatu tantangan yang signifikan.
8. Melakukan Perencanaan Karir
Perencanaan karier menjadi bagian krusial dari tugas HRD, terutama dalam mendukung pertumbuhan dan retensi karyawan. Karyawan sering merasa kurang termotivasi dan mungkin mempertimbangkan resign jika mereka merasa tidak ada prospek perkembangan atau kesempatan peningkatan karier di perusahaan tempat mereka bekerja.
Oleh karena itu, manajemen bersama HRD memiliki tanggung jawab untuk merancang program perencanaan karier yang mencakup semua tingkatan dalam organisas.
Baca juga: 9 Manfaat Pengembangan Karir yang Perlu Diketahui
Skill yang Dibutuhkan oleh Staf HRD beserta penjelasannya
Sebagai staf HRD, terdapat beberapa skill yang dibutuhkan untuk dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara efektif. Berikut adalah 10 skill penting yang harus dimiliki staf HRD, yakni:
1. Multitasking
Staf HRD seringkali memiliki beberapa tugas yang harus dilakukan dalam waktu yang sama. Oleh karena itu, multitasking adalah skill yang sangat dibutuhkan agar dapat menyelesaikan tugas-tugas tersebut dengan efektif.
2. Kemampuan Organisasi
Staf HRD bertanggung jawab untuk mengatur dan mengelola berbagai dokumen dan informasi karyawan. Kemampuan organisasi yang baik dapat membantu staf HRD untuk memastikan bahwa data-data tersebut tersimpan dengan rapi dan mudah diakses.
3. Dual Focus
Staf HRD harus dapat fokus pada pekerjaannya sambil tetap memperhatikan kebutuhan perusahaan dan keinginan karyawan. Oleh karena itu, kemampuan untuk memiliki dual focus adalah penting untuk menjalankan tugas HRD dengan baik.
4. Pemahaman Psikologi Manusia
Pemahaman tentang psikologi manusia akan membantu staf HRD untuk memahami perilaku karyawan, sehingga dapat membantu dalam mengatasi masalah dan menyelesaikan konflik.
5. Komunikasi Interpersonal dan Publik
Staf HRD harus mampu berkomunikasi dengan baik dan jelas, baik dalam situasi interpersonal maupun publik. Skill ini sangat penting untuk memastikan bahwa informasi dan kebijakan HRD dapat dipahami dengan baik oleh karyawan.
Baca juga: 4 Hambatan Komunikasi Dalam Organisasi & Solusinya
6. Manajemen Konflik
Konflik antar karyawan dapat terjadi di setiap organisasi, dan staf HRD bertanggung jawab untuk menyelesaikan konflik tersebut dengan efektif. Oleh karena itu, manajemen konflik adalah skill yang penting untuk dimiliki oleh staf HRD.
7. Mampu Menjaga Rahasia
Staf HRD seringkali memiliki akses ke informasi pribadi dan rahasia karyawan, seperti gaji dan informasi medis. Oleh karena itu, mereka harus dapat menjaga kerahasiaan informasi tersebut.
8. Pemahaman Jobdesk dan Tata Cara Rekrutmen Karyawan
Staf HRD harus memahami dengan baik jobdesk dari setiap posisi pekerjaan dalam organisasi. Hal ini sangat penting dalam proses rekrutmen karyawan, sehingga staf HRD dapat menemukan karyawan yang tepat untuk posisi yang dibutuhkan.
Baca juga: Rekrutmen Internal dan Eksternal: Definisi dan Kelebihannya
9. Administrasi dan Pelaporan HR
Staf HRD harus dapat mengelola administrasi dan membuat laporan HRD secara teratur. Skill ini sangat penting untuk memastikan bahwa setiap kegiatan HRD terdokumentasi dengan baik.
10. Pengetahuan Teknologi HR
Teknologi HR seperti software HR dapat membantu staf HRD dalam mengelola data karyawan dan mempercepat proses HRD. Oleh karena itu, pengetahuan tentang teknologi HR adalah skill yang penting untuk dimiliki oleh staf HRD.
Baca juga: Apa Itu General Affairs dalam Perusahaan? Cek Tugas dan Fungsinya
Di era digital saat ini, integrasi data dan fleksibilitas menjadi dua hal yang sangat penting untuk keberlangsungan suatu bisnis. Oleh karena itu, jika Anda ingin memiliki pengelolaan data sumber daya manusia yang efektif dan efisien, maka bisnis tersebut perlu menggunakan software HRD seperti StaffAny.
Ada banyak fitur StaffAny yang memudahkan karyawan selama bekerja. Pertama, ada fitur absen di tempat sangat berguna agar karyawan bisa mencatat absensi masuk dan keluar hanya melalui smartphone. Tidak hanya itu, karyawan pun bisa mengajukan cuti melalui fitur pengajuan cuti di aplikasi ini.
Bukan hanya karyawan yang diuntungkan dengan StaffAny, tetapi juga tim HRD bisnismu. Mereka bisa memantau kinerja karyawan melalui fitur timesheet dan real-time reports yang tersedia.
StaffAny juga menyediakan Start Up Plan bagi kamu yang baru merintis bisnis F&B dengan jumlah karyawan kurang dari 25 orang. Start Up Plan ini akan membantumu untuk menerapkan penggunaan sistem manajemen SDM sejak awal, sehingga bisnis akan berjalan lebih efektif dalam menangani karyawan yang lebih banyak nantinya. Tunggu apa lagi? Hubungi kami, dan dapatkan berbagai manfaat dari StaffAny untuk bisnismu sekarang juga!
Sudahkah kamu memahami dampak inflasi bagi pengusaha F&B setelah membaca artikel ini? Jangan lupa untuk menerapkan cara mengatasi dampak inflasi agar bisnismu tetap bertahan, ya!
