Mengelola payroll dimulai dengan melacak jam kerja staf Anda (termasuk lembur, penggantian shift, dan cuti) bersama dengan menghitung kontribusi/dana/potongan pajak, dan pembukuan, dan kemudian mengeluarkan gaji. Wah, mengetiknya saja sudah melelahkan!
Software Payroll untuk Kebutuhan Restoran
Kenyataannya, mengelola payroll itu rumit.
Tantangan dalam mengelola payroll secara manual adalah mengumpulkan kredensial setiap karyawan. Pelacakan waktu juga merupakan masalah klasik ketika melakukan payroll karena banyaknya perhitungan yang diperlukan, dan sering kali ada kesalahan/ketidaksesuaian dalam pencatatan atau pengajuan jam kerja.
Ada karyawan yang melaporkan jam kerja dengan jujur sesuai dengan aktivitas waktu kerja yang sebenarnya, namun ada juga karyawan yang kurang bertanggung jawab, yang mungkin lupa, atau bahkan memberikan catatan jam kerja yang tidak akurat.
Pada akhirnya, situasi ini memaksa Anda untuk melakukan pengecekan secara manual, dan hal ini menyita waktu kerja Anda.
Jika restoran Anda memiliki beberapa tingkat gaji dan posisi, bersiaplah untuk pekerjaan ekstra dalam mengelola payroll.
Dalam bisnis restoran, adalah hal yang umum untuk memiliki beberapa tingkat gaji dan posisi untuk mengakomodasi beragam kebutuhan. Karyawan hebat yang dapat memainkan banyak peran? Luar biasa untuk eksekusi operasional, tapi menjadi tantangan bagi bagian payroll dan akuntansi untuk melacak pekerjaan mereka.
Ditambah lagi dengan berbagai cara yang dapat Anda gunakan untuk membayar staf Anda.
Contohnya, jabatan di bagian depan seperti pelayan dan bartender dapat menerima upah per jam, sedangkan jabatan di bagian belakang seperti koki dan juru masak dapat dibayar per bulan. Upah lembur dan perbedaan shift juga dapat berlaku untuk karyawan yang bekerja di luar jam kerja reguler atau pada waktu-waktu sibuk, tergantung pada status mereka sebagai karyawan tetap atau paruh waktu.
Manajemen payroll untuk berbagai tingkatan gaji dan posisi ini sangat penting. Kegagalan dalam melakukannya akan mengakibatkan kerugian pada arus kas restoran, dan juga dapat menyebabkan ketidakpuasan karyawan yang berakibat pada menurunnya produktivitas.
Selain itu, menambahkan item gaji baru merupakan aspek penting dalam manajemen payroll.
Item gaji membantu mencerminkan berbagai aspek kompensasi karyawan secara akurat, seperti bonus, tunjangan, atau potongan. Dengan membuat item gaji spesifik seperti “Tunjangan Makan” atau “Uang Lembur”, bisnis memastikan bahwa setiap komponen gaji karyawan dicatat dengan benar.
Ketimbang melakukan hal-hal tadi secara manual melalui catatan kertas dan email, para pemilik restoran biasanya lebih memilih menggunakan sistem payroll (software payroll) untuk mengelola upah karyawan. Oleh karena itu, dengan menggunakan sistem payroll, pemilik restoran tidak perlu lagi turun tangan untuk urusan-urusan tersebut.
Pelajari Cara Membuat Payroll Restoran yang Akurat Melalui Software PayrollAny
Sistem payroll untuk bisnis kecil seperti restoran adalah sebuah keharusan, jadi pilihlah yang mudah digunakan. PayrollAny memiliki sejumlah fitur yang dapat menyelesaikan masalah payroll restoran dan tempat bisnis serupa.
Di bagian lanjutan artikel ini, kita akan lihat bagaimana PayrollAny membantu menyelesaikan tantangan dalam menjalankan payroll untuk bisnis F&B.
Masalah dalam mengelola payroll restoran
Di bawah ini kami mencantumkan beberapa masalah yang sering terjadi saat mengelola payroll restoran.
1. Tantangan dalam Memantau Jam Kerja Karyawan (Termasuk Lembur)
Terkadang, jam kerja karyawan, termasuk lembur, tidak terlacak dengan baik. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan dalam memberikan kompensasi kepada mereka, terutama untuk jam kerja ekstra. Jika karyawan tidak dibayar secara memadai untuk lembur mereka, itu tidak adil bagi mereka. Sebaliknya, jika mereka menerima bayaran yang berlebihan, mereka mungkin harus mengembalikannya, menyebabkan stres bagi staf dan manajemen. Melacak jam kerja dengan benar sangat penting untuk menghindari komplikasi ini.
2. Gaji yang Salah Hitung untuk Bulan Kerja yang Tidak Lengkap
Ketika gaji karyawan salah dihitung untuk satu bulan kerja yang tidak lengkap, itu berarti mereka tidak dibayar secara akurat untuk waktu kerja mereka. Situasi ini biasanya muncul ketika seorang karyawan bergabung atau meninggalkan perusahaan di tengah bulan, mengambil cuti yang tidak dibayar, atau mengalami perubahan dalam jadwal kerja yang mempengaruhi gaji mereka. Demikian pula, jika seorang karyawan meninggalkan restoran sebelum akhir bulan, gaji mereka untuk bulan itu harus diprorata berdasarkan jumlah hari kerja. Kegagalan dalam melakukan prorata gaji secara akurat dapat mengakibatkan kelebihan atau kekurangan pembayaran.
3. Perhitungan yang Salah untuk Item Pembayaran Tambahan
Kompleksitas pemrosesan payroll dan pelacakan berbagai jenis kompensasi yang berbeda secara akurat sering kali menimbulkan tantangan dengan item gaji tambahan di luar gaji standar seperti upah atau gaji reguler. Kegagalan dalam melacak dan melaporkan item-item gaji tambahan ini secara akurat dapat menyebabkan kesalahan dalam kompensasi karyawan, yang juga dapat mengakibatkan kekurangan atau kelebihan pembayaran.
Bagaimana PayrollAny memecahkan masalah payroll umum di atas untuk restoran
Mari kita uraikan setiap masalah umum yang dapat diselesaikan oleh PayrollAny dengan fitur-fitur yang ada di dalam sistem payrollnya.
1. Memantau Jam Kerja Karyawan (Termasuk Lembur)
PayrollAny memiliki fitur timesheet pintar yang membantu mempercepat pelacakan waktu dan mengelola catatan kehadiran.
Fitur ini menjawab tantangan signifikan dalam manajemen payroll dengan mengotomatiskan proses untuk memastikan akurasi data kerja. Melalui otomatisasi, tugas-tugas seperti menghitung jam kerja reguler, cuti, dan lembur menjadi lebih akurat, sehingga meminimalisir kesalahan dalam proses payroll.
2. Hitungan Akurat untuk Gaji Bulan Kerja yang Tidak Lengkap
Di restoran, selalu ada karyawan baru yang mulai bekerja di pertengahan bulan, tidak sesuai dengan siklus payroll yang ada.
Bagaimana PayrollAny mengotomatiskan prorata untuk bulan kerja yang tidak lengkap? Ketika karyawan yang digaji bulanan bekerja dalam satu bulan yang tidak lengkap (masuk di tengah bulan, keluar di tengah bulan, atau ada perubahan kompensasi di tengah bulan), maka gaji mereka harus diprorata. PayrollAny menggunakan rumus dari Kemenaker (Kementerian Tenaga Kerja) untuk menghitung prorata.
3. Perhitungan untuk Item Pembayaran Tambahan
Ada lima item gaji default yang disediakan oleh sistem payroll kami.
Setiap anggota staf akan berhak atas setiap item gaji default ini tergantung pada jenis gaji mereka. Berikut ini adalah rincian setiap item gaji:
Jika anda memiliki item gaji tambahan selain item gaji default restoran anda, anda dapat membuat item gaji yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan anda. PayrollAny mengakomodasi hal ini dalam sistem payrollnya.
Fitur item gaji ini dapat mengakomodasi item gaji baru. Untuk menambahkan item gaji baru di sistem, Anda hanya perlu mengakses menu sidebar Item Gaji dan klik “Buat Item Gaji Baru.” Masukkan nama (contoh: “Tunjangan Transportasi”) dan pilih kategorinya. Pilih Tipe CPF, Kode IR8A, dan Tipe Jumlah. Jika perlu, sesuaikan Jumlah Default atau pilih Tarif Khusus. Ingat, anda dapat mengganti jumlah untuk staf dengan tarif yang berbeda. Klik Simpan, dan selesai!
Lihat langkah-langkah di bawah ini untuk informasi lebih rinci:
Langkah 1: Cara membuat item pembayaran baru
Langkah 2: Masukkan nama (misalnya, “Tunjangan Transportasi”) dan pilih kategorinya
Langkah 3: Pilih Jenis CPF, Kode IR8A, dan Nominal Bayaran
Langkah 4: (opsional) Sesuaikan tarif
Kesimpulan
Kesimpulannya, sistem payroll PayrollAny menawarkan solusi komprehensif untuk tantangan manajemen payroll, memberikan otomatisasi dan efisiensi sekaligus memastikan akurasi dan keandalan dalam pemrosesan data kerja.
Apakah Anda merasa payroll untuk restoran rumit untuk dilakukan? Jadwalkan demo dengan kami dan kami akan membantu Anda menemukan solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
