Sejauh apa Anda mengetahui manfaat SOP (Standar Operasional Prosedur) bagi perusahaan? Telah umum diketahui bahwa tanpa adanya SOP, perusahaan tidak akan dapat berjalan dengan baik karena tidak adanya pegangan atau patokan ketika melakukan pekerjaan. Oleh karena itu, setiap elemen yang bekerja di dalam sebuah perusahaan harus memahami SOP yang ada.
Lantas, apa saja sih manfaat SOP bagi perusahaan? Bagaimana cara menyusunnya dengan baik? Mari simak ulasan lengkapnya di bawah ini!
Mengenal Lebih Jauh Pengertian SOP (Standar Operasional Prosedur)
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebuah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang disusun untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan sistem kerja dari sebuah perusahaan atau organisasi lainnya. Kehadiran SOP perusahaan ini dapat membantu semua elemen yang bekerja di dalam perusahaan tersebut menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.
Keberadaan SOP ini mempunyai kekuatan sebagai pedoman yang mengikat dan mengarahkan. Adapun isi dari SOP umumnya mencakup hal-hal yang prosedural sesuai tata kerja atau kegiatan operasional serta berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.
Baca juga: Standar Operasional Prosedur F&B Service Wajib Dipelajari!
Beberapa Tujuan Adanya SOP
Jika dilihat dari sisi praktiknya, pembuatan SOP di dalam sebuah perusahaan memiliki tujuan sebagai berikut:
1. Konsistensi Operasional
SOP bertujuan untuk menciptakan konsistensi dalam pelaksanaan tugas-tugas dan proses-proses di seluruh perusahaan. Dengan adanya SOP, semua karyawan memiliki panduan yang sama untuk melaksanakan tugas-tugas mereka, sehingga mengurangi risiko kesalahan dan meningkatkan efisiensi operasional.
2. Kualitas Produk atau Layanan yang Konsisten
SOP membantu memastikan bahwa setiap langkah yang diperlukan dalam produksi atau penyediaan layanan diikuti dengan benar. Hal ini berdampak pada kualitas produk atau layanan yang dihasilkan secara konsisten. Dengan mengikuti SOP, perusahaan dapat memastikan bahwa standar kualitas yang ditetapkan tercapai dan menjaga kepuasan pelanggan.
3. Keamanan dan Keselamatan
SOP juga memiliki tujuan untuk menjaga keamanan dan keselamatan karyawan, pelanggan, dan aset perusahaan. Dalam beberapa industri, seperti industri manufaktur atau petrokimia, SOP dapat berisi prosedur keselamatan yang mengatur penggunaan peralatan dan bahan kimia berbahaya. Dengan mematuhi SOP, risiko kecelakaan dan cedera dapat dikurangi secara signifikan.
4. Efisiensi Operasional
SOP dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional dengan mengidentifikasi dan menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu atau redundan dalam suatu proses. Dengan mengikuti SOP yang telah ditetapkan, karyawan dapat melaksanakan tugas-tugas mereka dengan cara yang paling efisien, menghemat waktu dan sumber daya perusahaan.
5. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
SOP berfungsi sebagai panduan pelatihan bagi karyawan baru dan dapat digunakan sebagai alat pengembangan karyawan yang ada. Dengan memiliki SOP yang jelas, perusahaan dapat melatih karyawan dalam pemahaman dan penerapan proses yang benar. Selain itu, SOP juga dapat diperbarui secara berkala untuk mencerminkan perubahan terbaru dalam industri dan teknologi.
6. Keandalan dan Akuntabilitas
SOP membantu menciptakan keandalan dalam operasi perusahaan dan meningkatkan akuntabilitas karyawan. Dengan memiliki prosedur yang terdokumentasi dengan baik, perusahaan dapat mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab atas setiap langkah dalam proses. Hal ini mempermudah pelacakan dan evaluasi jika terjadi masalah atau kegagalan.
Dalam keseluruhan, SOP berperan penting dalam membantu perusahaan mencapai efisiensi operasional, konsistensi, kualitas yang konsisten, keamanan, dan pengembangan karyawan. Dengan mengikuti SOP, perusahaan dapat menjaga standar yang tinggi, meminimalkan risiko, dan meningkatkan kinerja karyawan.
Baca juga: 11 Ciri-ciri Profesionalisme dalam Bisnis
Beberapa Manfaat SOP bagi Perusahaan
Ada banyak manfaat SOP yang bisa didapatkan oleh sebuah perusahaan. Manfaat SOP ini jelas akan membantu perusahaan untuk berkembang menjadi lebih baik lagi. Berikut ini adalah beberapa manfaat SOP bagi perusahaan:
1. Pedoman Kerja
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, manfaat SOP yang pertama dan paling penting adalah sebagai sebuah pedoman kerja. Perusahaan tentu tidak ingin para karyawannya kebingungan ketika disuruh melakukan sebuah pekerjaan. Dengan adanya SOP ini, karyawan akan dapat mengerti bagaimana cara melakukan pekerjaan yang telah diberikan.
Selain itu, SOP juga dapat membantu karyawan dalam melakukan pekerjaannya, atau membuat karyawan bekerja dengan lebih efektif dan efisien. Tidak hanya itu saja, SOP juga dapat memperjelas pekerjaan seorang karyawan sehingga tidak terjadi tumpang tindih. Lebih lanjut lagi, SOP dapat menetapkan standar dari sebuah pekerjaan.
2. Mempertahankan Ciri Khas Perusahaan
Manfaat SOP yang lainnya adalah dapat mempertahankan ciri khas dari sebuah perusahaan. SOP merupakan pedoman yang harus dipatuhi oleh seluruh karyawan. Dengan kata lain, SOP merupakan identitas dari sebuah perusahaan. Maka dari itu, ciri khas dari perusahaan akan selalu terjaga dengan adanya SOP ini.
Karyawan yang ada di perusahaan saat ini suatu saat pasti akan pergi, entah itu karena berhenti atau pensiun. Dengan adanya SOP, standar pekerjaan dan kualitas produk yang harus dihasilkan akan selalu terjaga. Jadi, perusahaan akan tetap memiliki ciri khasnya bahkan setelah puluhan hingga ratusan tahun kemudian.
3. Memberikan Aturan yang Jelas
Ketika tidak ada aturan yang jelas, orang-orang yang ada di dalam sebuah perusahaan pasti tidak akan bekerja secara efektif. Oleh karenanya, SOP memiliki manfaat yang sangat penting yaitu untuk memberikan aturan yang jelas bagi seluruh elemen perusahaan. Jadi, perusahaan dapat berjalan dengan lebih lancar tanpa adanya hambatan yang tidak diperlukan.
4. Mempermudah Penyelesaian Masalah
Manfaat SOP yang selanjutnya yaitu untuk mempermudah penyelesaian masalah yang terjadi. Sebagai contoh, jika ada sebuah kesalahan yang terjadi ketika seorang karyawan sedang melakukan pekerjaannya, maka proses identifikasi masalah akan mudah dilakukan. Dengan adanya SOP, semua bagian yang terlibat akan mudah dilacak karena pekerjaan mereka sudah tertulis.
Baca juga: Mengenal Apa Itu F&B dan Peluang Bisnisnya
5. Kualitas yang Konsisten
Berikutnya SOP dapat memastikan bahwa setiap langkah yang diperlukan untuk menghasilkan produk atau layanan yang berkualitas tinggi diikuti dengan benar. SOP mencakup pedoman tentang parameter kualitas, standar kontrol, dan prosedur pengecekan. Dengan mematuhi SOP, perusahaan dapat menjaga kualitas produk atau layanan yang konsisten dan memenuhi harapan pelanggan.
6. Kontinuitas Operasional
Kemudian SOP membantu menjaga kontinuitas operasional di perusahaan, terutama ketika ada perubahan karyawan atau pergantian posisi. Dalam hal ini, SOP berfungsi sebagai panduan yang terperinci, sehingga memungkinkan pekerjaan dilanjutkan dengan lancar tanpa tumpang tindih pelaksanaan tugas dalam pemberian pelayanan. Ini memastikan bahwa pengetahuan dan praktik terbaik perusahaan tetap ada dan tidak bergantung pada satu individu saja.
7. Audit dan Peningkatan
Yang terakhir, SOP memudahkan proses audit internal dan eksternal. Dengan memiliki SOP yang terdokumentasi dengan baik, perusahaan dapat menciptakan ukuran standar kinerja dan membuktikan kepatuhan terhadap standar dan peraturan yang berlaku. Selain itu, SOP juga memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan
Baca juga: Struktur Organisasi F&B Service dan Tugasnya
7 Langkah Menyusun SOP yang Tepat
Berikut ini setidaknya ada 7 langkah pembuatan SOP dengan baik dan benar yang dapat Anda pelajari.
1. Membentuk Tim Penyusun SOP
Langkah menyusun SOP yang pertama adalah membentuk tim penyusunnya. Tim ini harus terdiri dari SDM yang kompeten seperti pemangku kuasa, bagian manajemen, bagian HR, dan lain sebagainya. Bila diperlukan, Anda juga dapat menyewa jasa konsultan HR untuk membantu menyusun SOP perusahaan ini.
2. Mempelajari Proses Bisnis Perusahaan
Salah satu tujuan dari penyusunan SOP adalah untuk memastikan bahwa setiap karyawan dapat bekerja sesuai aturan dan efisien. Maka dari itu, Anda perlu mempelajari proses bisnis perusahaan terlebih dahulu. Pastikan setiap dokumen, SDM, dan elemen perusahaan lainnya dapat dijabarkan dengan jelas.
3. Menyusun Alur Kerja
Setelah proses bisnis perusahaan dimengerti, selanjutnya tim dalam mulai membuat alur kerja hingga peraturan perusahaan. Alur kerja yang dibuat harus benar-benar sesuai dengan prosedurnya. Maka dari itu, pastikan Anda melakukan peninjauan ulang setelah menyusun alur kerja ini.
4. Simulasi
Proses penyusunan SOP yang selanjutnya adalah simulasi. Sebelum diimplementasikan pada lingkungan kerja perusahaan, SOP harus mendapatkan otorisasi dari pihak pimpinan untuk dijadikan sebagai dokumen hukum terlebih dahulu. Selain itu, SOP juga harus disimulasikan sesuai dengan kondisi lingkungan kerja yang sebenarnya. Dengan melakukan simulasi, tim penyusun dapat segera mengetahui jika ada ketidaksesuaian dan melakukan peninjauan ulang sesegera mungkin.
5. Evaluasi dan Perbaikan
Jika ditemukan masalah atau ketidaksesuaian pada saat simulasi, maka tim penyusun harus melakukan evaluasi dan peninjauan ulang. Setelah itu, tim penyusun harus membuat perbaikan pada SOP ini dan melakukan simulasi ulang. Proses ini akan terus dilakukan sampai tim penyusun dapat membuat SOP yang sesuai.
6. Meminta Persetujuan
Setelah SOP yang sesuai dibuat, selanjutnya tim penyusun perlu meminta persetujuan dan otorisasi dari pihak pimpinan. Idealnya, SOP ini perlu disetujui oleh tiga tanda tangan, yakni pihak yang membuatnya, pihak yang mengoreksi, dan pimpinan tertinggi.
7. Sosialisasi
Jika SOP sudah disetujui dan disahkan, kini SOP bisa langsung disosialisasikan ke seluruh elemen perusahaan. Pihak manajemen dapat membuat pertemuan khusus untuk melakukan hal ini. Pastikan bahwa semua informasi dapat disampaikan dengan jelas dan minta semua elemen perusahaan dapat bekerja sama dalam melaksanakan SOP ini.
Selain mengetahui penggunaan SOP, Anda juga harus bisa memanfaatkan teknologi untuk membantu mengembangkan perusahaan. Salah satu teknologi yang bisa digunakan adalah aplikasi HRIS (Human Resource Information System) seperti StaffAny.
StaffAny memiliki banyak fitur yang dapat mencegah terjadinya hambatan komunikasi dalam perusahaan seperti penjadwalan, absensi, timesheet, pengajuan cuti, dan lain-lain. Untuk mendapatkan informasi mengenai fitur StaffAny dengan lebih lengkap, Anda dapat klikdi sini.
