Kamu pasti sudah paham bahwa tugas Human Resources Department (HRD) mencakup pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan. Tugas tersebut mencakup rekrutmen, mengadakan pelatihan, penilaian kinerja karyawan, hingga pemberian apresiasi. Namun, HRD harus melakukan langkah-langkah perencanaan SDM terlebih dahulu agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
SDM juga termasuk dalam salah satu jenis manajemen dalam perusahaan selain manajemen produksi, manajemen keuangan, dan sebagainya. Layaknya manajemen lainnya, SDM juga memerlukan perencanaan (planning) sebagai langkah awal untuk memutuskan tugas yang harus dilakukan.
Ingin mengetahui langkah penting dalam perencanaan SDM di perusahaan? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.
Pengertian Perencanaan SDM
Mari kita pahami terlebih dahulu definisi SDM sebelum membahas perencanaan SDM. Sumber Daya Manusia merupakan setiap orang menggerakkan organisasi atau perusahaan tersebut agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Singkatnya, SDM terdiri dari karyawan yang bekerja secara produktif untuk sebuah perusahaan. SDM sering dianggap sebagai aset karena memiliki fungsi penting dalam perusahaan.
Perencanaan SDM merupakan proses mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan SDM dalam sebuah organisasi atau perusahaan. SDM tidak hanya dipekerjakan untuk mencapai tujuan perusahaan. Mereka juga harus mendapatkan pelatihan dan pengembangan agar bisa memberikan kontribusi terbaiknya untuk kemajuan perusahaan.
Perencanaan SDM bertujuan untuk memastikan agar kebutuhan SDM dalam perusahaan terpenuhi secara kualitas maupun kuantitas. Tim HRD bisa mencari karyawan lain melalui proses rekrutmen apabila jumlah tenaga kerja tidak terpenuhi. Perusahaan membutuhkan SDM dalam jumlah yang cukup agar proses operasional berjalan lancar tanpa mengalami hambatan.
Baca juga: Pengertian dan Tujuan Perencanaan SDM
Langkah-langkah Perencanaan SDM dalam Bisnis
Apa saja langkah yang harus dilakukan dalam perencanaan SDM agar perusahaan bisa mencukupi kebutuhan tenaga kerjanya? Berikut penjelasan lengkapnya.
1. Mengevaluasi Persediaan SDM
Pertama, tim HRD melakukan penilaian terhadap ketersediaan SDM dalam perusahaan. Langkah ini membutuhkan informasi mengenai berbagai aspek SDM perusahaan, mulai dari jumlah karyawan, skill, kualifikasi, usia, jabatan, kompensasi, kinerja, pengalaman, latar belakang pendidikan dan sebagainya.
Proses evaluasi ini dilakukan dengan mewawancarai pimpinan departemen atau divisi perusahaan. HRD akan mendapatkan informasi mengenai kualifikasi penting yang harus dimiliki serta mengetahui tantangan yang sedang dihadapi oleh karyawan dalam tim tersebut.
2. Menganalisis Kebutuhan SDM pada Masa Mendatang
Berikutnya, HRD akan melakukan analisis terhadap kebutuhan SDM di perusahaan pada masa mendatang. Mereka harus memperkirakan jumlah lowongan yang akan dibuka, mutasi karyawan, promosi atau demosi jabatan, pengurangan SDM, dan sebagainya. Tim HRD juga harus memperkirakan kejadian tak terduga, seperti pengunduran diri dan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) yang mungkin terjadi.
Baca juga: Evaluasi Kinerja Karyawan: Definisi dan Metode Pengukurannya
3. Memperkirakan Permintaan SDM
HRD juga harus mencari kecocokan antara kondisi SDM pada saat ini dan perkiraan kebutuhan SDM pada masa mendatang. Hasil kecocokan tersebut dibuat dalam bentuk demand forecast atau perkiraan permintaan. HRD juga harus mengetahui strategi dan tujuan bisnis dalam jangka panjang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan terkait SDM. Langkah ini membutuhkan data yang akurat dan sesuai fakta riil di lingkungan kerja.
4. Memperkirakan Kesenjangan SDM
Selain membandingkan permintaan dan ketersediaan SDM, HRD juga harus memperkirakan kesenjangan SDM yang mungkin terjadi dalam perusahaan. Kesenjangan tersebut merupakan selisih dari jumlah permintaan dan ketersediaan SDM dalam perusahaan. Hasil penghitungan ini akan memutuskan tim HRD untuk melakukan rekrutmen atau PHK untuk menyesuaikan jumlah karyawan agar kegiatan operasionalnya berjalan secara efisien.
5. Mengimplementasikan Perencanaan SDM
Terakhir, barulah tim HRD bisa mengimplementasikan perencanaan SDM yang telah dibuat. Proses implementasi ini tentunya membutuhkan strategi agar prosesnya berjalan sesuai tujuan yang ingin dicapai. Langkah implementasinya bisa berupa rekrutmen, seleksi, promosi jabatan, mutasi, pelatihan, dan sebagainya. Tim HRD juga harus memantau dan mengevaluasi proses implementasinya hingga selesai.
Keuntungan Perencanaan SDM dalam Perusahaan
Proses perencanaan SDM ternyata membawa manfaat yang signifikan dalam perusahaan. Ada enam manfaat yang bisa dirasakan dari perencanaan SDM, yaitu:
1. Efisiensi Biaya
Perencanaan SDM juga melibatkan penetapan anggaran yang dibutuhkan. HRD bisa memperkirakan jumlah biaya yang dibutuhkan untuk merekrut karyawan, pemberian pesangon akibat PHK, kenaikan gaji, dan sebagainya. Efisiensi biaya akan tercapai apabila HRD melakukan perencanaan yang matang untuk memenuhi kebutuhan SDM perusahaan.
2. Pemberdayaan SDM agar Lebih Baik
HRD juga bisa memberdayakan SDM agar lebih produktif selama bekerja. Bentuk pemberdayaan ini bisa berupa pelatihan skill dan kemampuan yang dibutuhkan karyawan. Ada pula pemberdayaan berupa konseling sehingga karyawan bisa lebih terbuka mengenai masalah yang mengakibatkan performa pekerjaannya tidak maksimal. Intinya, perencanaan SDM justru membantu HRD dalam menyelesaikan masalah kinerja karyawannya.
Baca juga: Pengertian Loyalitas Karyawan dan Pentingnya Bagi Perusahaan
3. Jumlah SDM Sesuai Kebutuhan
Proses perencanaan SDM juga bermanfaat agar jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan bisa terpenuhi. Tim HRD bisa merekrut tenaga kerja dengan kualifikasi tertentu untuk mengerjakan sebuah proyek. Sebaliknya, mereka dapat melakukan mutasi karyawan ke divisi lain apabila jumlah karyawan di satu divisi terlalu banyak. Penyesuaian jumlah SDM tersebut bertujuan agar pekerjaan bisa berjalan lebih efektif.
4. Alur Koordinasi yang Lebih Baik
Jumlah SDM dalam suatu divisi juga berpengaruh pada alur komunikasi mengenai pekerjaan yang dilakukan. Miskomunikasi bisa terjadi apabila suatu tim memiliki jumlah karyawan yang terlalu banyak sehingga tidak semua orang mendapatkan informasi yang sama. Ada pula divisi dengan jumlah karyawan yang sedikit, tetapi tugasnya tidak terlaksana karena kekurangan orang. Secara tidak langsung, perencanaan SDM dapat meningkatkan alur koordinasi.
Manajemen SDM tidak terbatas pada proses perencanaan saja. Kamu juga harus mengelola dan memastikan agar SDM bekerja dengan maksimal sehingga memberikan kontribusi yang besar untuk perusahaan. Banyak hal yang harus dilakukan terkait pengelolaan SDM, seperti pembagian jadwal kerja, penghitungan gaji, peningkatan kesejahteraan karyawan, dan masih banyak lagi.
Proses pengelolaan SDM akan lebih praktis kalau kamu menggunakan software HRD StaffAny. Software ini memiliki banyak fitur yang akan memudahkan pekerjaanmu, seperti penjadwalan kerja secara otomatis, pemantauan absensi dan cuti karyawan, penghitungan slip gaji secara online, dan laporan real-time untuk memantau perkembangan kinerja karyawan.
Hubungi kami via WhatsApp sekarang juga untuk informasi lebih lanjut mengenai fitur lengkapnya. Dapatkan free trial StaffAny agar kamu bisa merasakan manfaat aplikasinya dalam mengelola SDM perusahaan.
Semoga pembahasan mengenai langkah-langkah perencanaan SDM ini bermanfaat sebagai panduanmu, ya!
