Sudahkah kamu mengetahui cara menghitung gaji pokok di Excel? Ya, kemampuan ini wajib dikuasai oleh pemilik bisnis maupun departemen HR.
Rumus atau formula yang tersedia di Microsoft Excel sangat membantu dalam menghitung gaji pokok karyawan yang bekerja di bisnismu.
Lantas, bagaimana cara menghitung gaji pokok karyawan menggunakan software spreadsheet ini? Yuk, simak!
Perbedaan Gaji Pokok dengan Take Home Pay
Sebelum mempelajari cara menghitung gaji pokok di Excel, kamu harus memahami dahulu perbedaan antara gaji pokok dan take home pay.
Gaji pokok merupakan jumlah upah yang diterima oleh seorang karyawan sebelum mempertimbangkan tambahan tunjangan dan potongan seperti pajak, asuransi kesehatan, dan lain sebagainya.
Intinya, gaji pokok adalah pendapatan dasar yang diterima karyawan sebagai imbalan atas pekerjaan yang dilakukan.
Adapun definisi Take home pay adalah jumlah uang yang diterima oleh karyawan setelah penambahan tunjangan dan pengurangan potongan dilakukan. Tunjangan biasanya mencakup tunjangan makan, tunjangan transportasi, tunjangan keluarga, serta uang lembur.
Potongan tersebut meliputi pajak penghasilan, kontribusi asuransi, dan deduksi lainnya yang diperlukan sesuai dengan peraturan perpajakan dan kebijakan yang diberlakukan dalam bisnis.
Dengan memahami perbedaan ini, barulah kamu bisa fokus pada penghitungan gaji pokok yang murni tanpa tunjangan dan potongan.
Baca juga: Apa yang Dimaksud dengan Upah?
Cara Menghitung Gaji Pokok di Excel
Untuk menghitung gaji pokok karyawan di Microsoft Excel, lakukanlah empat langkah di bawah ini.
1. Mengumpulkan Data Gaji Pokok Karyawan
Langkah pertama dalam menghitung gaji pokok di Excel adalah mengumpulkan data gaji pokok setiap karyawan. Pastikan kamu memiliki informasi gaji pokok yang akurat dan terbaru untuk setiap karyawan. Data ini dapat berupa jumlah gaji pokok per bulan atau per jam, tergantung dari kebijakan bisnismu.
Contohnya, dalam bisnis ritel, kamu menggaji karyawan dengan sistem upah per jam. Dalam hal ini, kamu perlu mengumpulkan data berapa tarif per jam yang berlaku untuk masing-masing karyawan.
Lain halnya jika kamu memiliki karyawan dengan gaji pokok per bulan, gunakan informasi tentang jumlah gaji pokok yang mereka terima setiap bulannya.
2. Membuat Spreadsheet Excel untuk Penghitungan Gaji Pokok
Sekarang, mulailah menggunakan Excel untuk menghitung gaji pokok. Buka program Microsoft Excel dan buatlah spreadsheet baru. Kamu bisa memberi nama kolom pertama sebagai “Nama Karyawan” dan kolom kedua sebagai “Gaji Pokok”.
Kolom ini menjadi daftar karyawan yang akan digunakan sebagai referensi dalam penghitungan gaji pokok. Selanjutnya, isi nama-nama karyawan dan gaji pokok mereka di kolom yang sesuai.
Kamu dapat menambahkan kolom-kolom lain sesuai kebutuhan, seperti kolom untuk tarif per jam, jumlah jam kerja, atau informasi lain yang relevan.
Pastikan untuk menjaga kerapian dan kelengkapan data. Dalam menggunakan Excel, kamu dapat menggunakan fitur autofill untuk mengisi data dengan cepat.
Contohnya, jika ada pola dalam gaji pokok atau tarif per jam, kamu dapat menulis rumus di satu sel dan menarik (drag) ke bawah untuk mengisi sel-sel berikutnya secara otomatis.
3. Menggunakan Rumus Excel untuk Menghitung Gaji Pokok
Selanjutnya, kamu akan menggunakan rumus Excel untuk menghitung gaji pokok berdasarkan informasi yang telah dikumpulkan.
Contohnya, jika gaji pokok dihitung berdasarkan jumlah jam kerja, kita dapat menggunakan rumus “=jam_kerja * tarif_per_jam” di kolom “Gaji Pokok”. Jika memiliki karyawan dengan gaji pokok per bulan, kamu dapat menggunakan rumus “=gaji_pokok_per_bulan”.
Pastikan untuk menggunakan referensi sel yang tepat sesuai dengan kolom yang berisi data tarif per jam atau gaji pokok per bulan.
Excel memiliki banyak fungsi dan rumus yang dapat membantu kita dalam penghitungan gaji pokok. Contohnya, kita dapat menggunakan fungsi IF untuk memeriksa kondisi tertentu sebelum menghitung gaji pokok.
Dengan memanfaatkan fitur-fitur ini, kamu dapat mengatur penghitungan gaji pokok dengan lebih fleksibel sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Baca juga: 4 Cara Membuat Slip Gaji Online yang Wajib Anda Ketahui!
4. Menghitung Gaji Pokok Total
Sekarang saatnya menghitung gaji pokok total untuk semua karyawan. Kamu dapat menggunakan rumus SUM di Excel untuk menjumlahkan gaji pokok dari seluruh karyawan. Pilih sel kosong di bawah kolom “Gaji Pokok” dan gunakan rumus “=SUM(range_gaji_pokok)”.
Pastikan untuk mengganti “range_gaji_pokok” dengan rentang sel yang berisi gaji pokok karyawan. Excel akan secara otomatis menjumlahkan angka-angka tersebut dan memberikan hasilnya sebagai total gaji pokok.
Setelah mengikuti langkah-langkah di atas, kamu telah berhasil menghitung gaji pokok di Excel dengan efisien dan akurat. Spreadsheet yang telah kamu buat dapat menjadi alat yang berguna untuk pengelolaan gaji pokok karyawan secara berkala.
Cara menghitung gaji pokok di Excel yang telah dijelaskan sebelumnya ternyata cukup mudah, bukan? Hanya saja dibutuhkan waktu yang relatif lama untuk membuat spreadsheet dan mengatur rumusnya.
Tidak hanya itu, jika karyawan cukup banyak, kamu pun memerlukan waktu untuk menginput nama mereka satu per satu serta mengeceknya agar tidak terjadi kesalahan.
Solusi terbaik untuk cara menghitung gaji pokok di Excel adalah menggunakan slip gaji online gratis dari StaffAny. Cukup masukkan data mengenai karyawan dan bisnismu ke dalam template tersebut dan kamu akan langsung mendapatkan informasi lengkap mengenai gaji pokok yang lengkap dan akurat.
Agar informasi yang digunakan dalam penghitungan gaji pokok karyawan lebih lengkap, kamu bisa menggunakan software HRD StaffAny yang dilengkapi dengan fitur timesheet harian kerja, penjadwalan karyawan, hingga absen di tempat serta pengajuan cuti. Hubungi kami melalui WhatsApp untuk mencoba free trial aplikasi StaffAny!
