Apakah kamu sudah menggunakan aplikasi absensi online gratis dalam mengelola bisnis? Atau malah kamu masih menerapkan sistem absensi manual dalam menanamkan nilai disiplin di dalam kegiatan operasionalnya?
Beberapa tahun lalu sebelum pandemi COVID-19 mewah hal tersebut mungkin sah sah saja dimana kita masih bisa memantau karyawan masuk kerja dan pulang sesuai jam operasional perusahaan. Namun kini setelah melewati masa pandemi COVID-19 dan hampir seluruh aktivitas perkantoran dirumahkan, sistem absensi manual tentu akan menyulitkan perusahaan dalam memantau kedisiplinan setiap karyawan. Maka dari itu, kamu membutuhkan aplikasi absensi online untuk dapat terus memantau kinerja karyawan meski mereka tidak bekerja di kantor.
Sejak masa WFH diberlakukan, sering ditemukan kejadian beberapa karyawan yang melakukan kecurangan. Mereka memanfaatkan masa WFH sebagai hari libur dan akhirnya banyak pekerjaan yang terbengkalai. Untuk mengatasi masalah ini, maka dibutuhkan aplikasi absensi online agar kamu dapat memantau keberadaan dan proses pekerjaan masing-masing karyawan.
Melalui artikel ini, kamu akan memahami secara lebih mendalam mengenai aplikasi absensi online mulai dari pengertian hingga keunggulannya dibandingkan dengan absensi manual. Kamu juga dapat mengetahui aplikasi absensi online apa yang dapat digunakan secara gratis.
Apa Itu Aplikasi Absensi Online?
Aplikasi absensi online merupakan aplikasi untuk mencatat kehadiran karyawan dengan penerapan sistem cloud sebagai tempat penyimpanan database secara real time. Kamu tentu tahu apa itu sistem cloud, bukan?
Singkatnya, cloud merupakan simbol dari internet di mana layanan ini hadir sebagai database untuk menyimpan seluruh data dalam bentuk apa pun seperti teks, gambar, video, dan lainnya. Cloud menjadi database yang mulai diterapkan di hampir seluruh perusahaan besar karena layanan ini tidak hanya mampu menyimpan data saja, namun juga mengelolanya secara real time.
Aplikasi absensi online menggunakan sistem cloud untuk membantu penggunanya dalam merekapitulasi total kehadiran dan ketepatan hadir karyawan. Seluruh data ini akan diolah secara real time sehingga Anda tidak perlu menunggu waktu lama untuk melihat laporan absensi karyawan.
Baca juga: Mengenal 8 Cara Pengembangan Kompetensi Karyawan
6 Kelebihan Menggunakan Aplikasi Absensi Online Dibandingkan Absensi Manual
Berikut ini, ada 6 keunggulan yang dapat kamu rasakan dengan menggunakan aplikasi absensi online.
1. Tidak Mengeluarkan Banyak Biaya
Penggunaan aplikasi absensi online dinilai lebih hemat dibandingkan dengan penggunaan absensi manual. Kamu tidak perlu mengeluarkan biaya untuk membeli perangkat fisik untuk absensi manual yang tentu membutuhkan lebih banyak biaya. Aplikasi absensi online ini bahkan hanya perlu diunduh di dalam smartphone dan kamu dapat langsung menggunakannya dengan mudah serta gratis.
2. Hasil Data yang Lebih Akurat
Absensi manual memiliki kelemahan dari segi akurasi. Hal ini disebabkan oleh berbagai faktor seperti kendala pada alat absensi hingga pengaturan jam yang kurang tepat.
Aplikasi absensi online sudah memiliki sinkronisasi waktu di dalam setiap perangkat yang terhubung dengan internet. Oleh karena itu, data absensi yang diperoleh akan lebih akurat dibandingkan jika kamu menggunakan absensi manual.
3. Memudahkan Rekapitulasi Data
Di dalam menggunakan absensi manual, biasanya kamu perlu melakukan rekapitulasi data dengan melihat banyak tabel dan membutuhkan waktu yang lama dalam melakukan rekapitulasi data. Rekapitulasi data absensi akan lebih mudah dengan menggunakan aplikasi absensi online karena semua datanya sudah diolah secara otomatis di dalam sistem cloud.
4. Update Data Secara Real Time
Aplikasi absensi online terhubung dengan koneksi internet sehingga update data yang dilakukan data kamu terima secara real time. Jika menggunakan absensi manual, kamu baru bisa mendapatkan update setelah seluruh data diolah dan direkap yang berarti hasilnya baru akan diberikan pada periode waktu tertentu.
Baca juga: Pengertian Loyalitas Karyawan dan Pentingnya Bagi Perusahaan
5. Meminimalisir Terjadinya Kecurangan
Tidak dapat dimungkiri bahwa sejak masa pandemi COVID-19 masuk ke Indonesia dan kita memasuki masa WFH, banyak ditemukan karyawan yang melakukan kecurangan absensi. Banyak yang menginfokan bahwa mereka sedang di rumah untuk bekerja, namun fakta berkata sebaliknya.
Penggunaan aplikasi absensi online dapat meminimalisir terjadinya kecurangan tersebut. Hal ini dikarenakan adanya sistem GPS yang terpasang di dalam aplikasi sehingga kamu dapat mengetahui posisi persis karyawan itu berada secara real time.
6. Membantu Penyusunan Jadwal Kerja Karyawan
Sebagian perusahaan UMKM sering mengalami masalah terhadap jadwal kerja karyawan yang kurang teratur. Oleh karena itu, penggunaan aplikasi absensi online dapat membantu untuk menyelesaikan masalah ini.
Aplikasi absensi online dapat membantu penyusunan jadwal kerja karyawan sehingga lebih teratur dan rapi, khususnya di dalam UMKM. Jadi, jika Anda termasuk ke dalam pengusaha UMKM, silakan coba menggunakan aplikasi absensi online agar kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lebih tertib.
Baca juga: Memahami Lingkungan Kerja Fisik dan Non-Fisik serta Pengaruhnya pada Pekerja
3 Fitur Aplikasi Absensi Online yang Dapat Membantu Mengelola Bisnis
Di dalam aplikasi absensi online, ada berbagai fitur yang dapat kamu manfaatkan untuk mengelola bisnis. Berikut ini beberapa fitur yang perlu kamu ketahui:
1. Fitur Absensi Lengkap
Aplikasi absensi online memiliki fitur lengkap yang dikhususkan untuk segala kebutuhan absensi. Kamu tidak hanya bisa menggunakan aplikasi ini untuk clock in dan clock out saja, namun aplikasi absensi online juga dapat mengurus segala kebutuhan izin dan cuti karyawan.
2. Fitur Keuangan
Beberapa aplikasi absensi online menyediakan fitur keuangan yang dapat memudahkan kamu dalam menghitung gaji karyawan berdasarkan jadwal masuk mereka. Bahkan, ada juga fitur pengajuan reimburse yang dapat memudahkan kamu dalam mengatur kas perusahaan.
Baca juga: 5 Perbedaan Bos dan Leader, Mana yang Baik untuk Perusahaan
3. Fitur GPS
Fitur terakhir yang tidak kalah pentingnya adalah fitur GPS. Seperti yang telah disampaikan pada pembahasan sebelumnya, fitur GPS digunakan untuk mengetahui posisi karyawan dengan akurat.
StaffAny: Aplikasi Absensi Online Terbaik
Setelah mengetahui kelebihan dan juga fitur-fiturnya, apakah kamu tertarik untuk menggunakan aplikasi absensi online? Kamu dapat langsung menggunakan StaffAny yang merupakan aplikasi absensi online gratis dan terbaik yang sudah digunakan oleh berbagai perusahaan dalam mengelola sistem absensi mereka.
Keunggulan StaffAny
Aplikasi absensi online StaffAny memiliki keunggulan dari segi biaya yang dikeluarkan dan juga update data secara real time. Kamu dapat menggunakan aplikasi secara gratis melalui fitur Startup Plan yang baru dirilis. Fitur ini bisa digunakan oleh perusahaan rintisan mana saja yang berusia di bawah 1 tahun (dengan jumlah tim di bawah 25 orang).
Penggunaan aplikasi StaffAny dapat meningkatkan produktivitas di dalam perusahaan kamu. Aplikasi ini sangat cocok bahkan bagi kamu yang baru saja menjalankan UMKM ataupun perusahaan start up.
Fitur StaffAny
StaffAny memiliki berbagai fitur yang ada pada aplikasi absensi online pada umumnya mulai dari absensi online, update data real time, fitur reimburse, dan masih banyak lagi. Silakan hubungi StaffAny sekarang juga untuk informasi lebih lanjut mengenai aplikasi absen karyawan gratis.
