Dalam setiap organisasi, terdapat peran penting yang bekerja sebagai pengawas dan pemimpin tim yang disebut sebagai supervisor. Umumnya, pengawas ini memainkan peran kunci dalam memastikan kelancaran operasional dan mencapai tujuan organisasi. Namun, sudah kamu memahami dengan sebenarnya apa itu supervisor?
Melalui artikel ini, kamu akan mempelajari pengertian supervisor secara lebih dalam, mulai dari tugas, peran, hingga skill apa saja yang dibutuhkan. Mari simak selengkapnya di bawah ini!
Apa Itu Supervisor?
Secara sederhana, supervisor adalah posisi dalam struktur organisasi perusahaan yang bertanggung jawab atas pengawasan dan pengelolaan tim atau kelompok kerja di dalam suatu organisasi.
Mereka berperan sebagai jembatan antara manajemen dan karyawan, serta memastikan bahwa pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Ia akan berfungsi sebagai pemimpin langsung bagi tim dan bertanggung jawab dalam mengoordinasikan aktivitas sehari-hari.
Baca juga: 7 Cara Mengukur Kinerja Karyawan dalam Bisnis
Apa Perbedaan Supervisor dan Manajer?
Supervisor (SPV) dan manajer adalah dua peran yang terkait dalam konteks pengelolaan tim atau departemen dalam sebuah organisasi.
Meskipun ada overlap dalam tanggung jawab mereka, ada perbedaan penting antara keduanya. Berikut adalah perbedaan utama antara supervisor dan manajer:
1. Tingkat Tanggung Jawab
Supervisor (SPV): Biasanya, ia bertanggung jawab atas pengawasan langsung terhadap tim atau departemen yang lebih kecil. Mereka lebih fokus pada pengelolaan tugas sehari-hari, koordinasi aktivitas tim, dan memberikan arahan kepada anggota tim.
Manajer: Manajer memiliki tanggung jawab yang lebih luas dan strategis. Mereka memiliki wewenang untuk mengambil keputusan yang lebih penting terkait dengan tujuan jangka panjang organisasi. Manajer juga dapat memiliki tanggung jawab atas beberapa tim atau departemen.
2. Fokus Pekerjaan
Supervisor (SPV): Fokus utamanya adalah pada pelaksanaan pekerjaan dan pencapaian tujuan yang lebih spesifik. Mereka lebih terlibat dalam pengawasan langsung terhadap aktivitas operasional dan memastikan pekerjaan diselesaikan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Manajer: Manajer lebih fokus pada perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, dan pengambilan keputusan strategis. Mereka memikirkan langkah-langkah besar yang harus diambil untuk mencapai tujuan jangka panjang organisasi.
3. Pengambilan Keputusan
Supervisor (SPV): Seorang supervisor cenderung membuat keputusan yang lebih taktis dan operasional. Keputusan yang diambil berfokus pada mengatasi masalah sehari-hari dan mengkoordinasikan pekerjaan tim.
Manajer: Manajer bertanggung jawab untuk membuat keputusan yang lebih strategis dan jangka panjang. Keputusan mereka dapat memiliki dampak yang lebih luas pada organisasi dan melibatkan pertimbangan yang lebih kompleks.
4. Pengembangan Tim
Supervisor (SPV): Supervisor berkontribusi pada pengembangan anggota tim dengan memberikan bimbingan, pelatihan, dan umpan balik terkait kinerja.
Manajer: Manajer juga bertanggung jawab atas pengembangan tim, tetapi mereka mungkin lebih fokus pada pengembangan karir, peningkatan keterampilan, dan pencapaian tujuan individu dalam konteks strategis.
5. Orientasi Tugas vs. Strategis
Supervisor (SPV): Orientasi seorang supervisor cenderung lebih pada tugas-tugas operasional dan pencapaian hasil sehari-hari.
Manajer: Manajer memiliki orientasi yang lebih strategis, dengan fokus pada pengambilan keputusan berdasarkan tujuan jangka panjang organisasi.
Meskipun ada perbedaan ini, peran manajer dan supervisor sering saling terkait dan bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam banyak kasus, supervisor dapat berkembang menjadi manajer dengan pengalaman, keterampilan, dan pendidikan yang sesuai.
Baca juga: 5 Langkah-langkah Perencanaan SDM dalam Bisnis
Tugas dan Tanggung Jawab Supervisor
Setelah mengetahui apa itu supervisor dan perbedaanya dengan manajer, berikutnya kamu perlu mengetahui apa saja tugas dan tanggung jawab yang diembannya.
Peran mereka tidak hanya sebatas mengawasi tim, tetapi juga melibatkan pengelolaan sumber daya, penyelesaian masalah, dan pengambilan keputusan strategis. Berikut adalah tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh seorang supervisor.
1. Mengawasi dan Membimbing Tim
Salah satu tugas utama seorang supervisor adalah mengawasi dan membimbing tim kerja. Mereka harus memastikan bahwa setiap anggota tim memahami tugas dan tanggung jawab mereka, serta bekerja secara efisien.
Ia juga harus memberikan arahan yang jelas, menjelaskan harapan kerja, dan memberikan umpan balik yang konstruktif untuk membantu anggota tim dalam meningkatkan kinerja mereka. Selain itu, mereka juga bertanggung jawab dalam mengatasi kendala atau masalah yang mungkin timbul dalam pelaksanaan tugas.
2. Merencanakan dan Mengorganisasi
Seorang supervisor memiliki peran penting dalam perencanaan dan pengorganisasian. Mereka harus dapat merencanakan tugas-tugas yang harus diselesaikan oleh tim, mengatur prioritas, dan mengalokasikan sumber daya dengan efisien.
Pengorganisasian yang baik termasuk dalam hal penjadwalan, pengaturan waktu, dan penentuan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Dia juga harus memastikan bahwa setiap anggota tim memiliki sumber daya yang cukup dan akses ke informasi yang diperlukan.
3. Menjalankan Pengawasan dan Evaluasi Kinerja
Supervisor bertanggung jawab dalam menjalankan pengawasan dan evaluasi kinerja anggota tim. Mereka harus memonitor kegiatan kerja, mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan individu, serta memberikan umpan balik yang konstruktif.
Evaluasi kinerja perlu dilakukan secara teratur untuk memastikan bahwa tujuan dan standar kualitas tercapai. Jika diperlukan, pengawas juga harus dapat mengambil tindakan yang tepat untuk memperbaiki kinerja yang kurang memuaskan dan mengenali prestasi yang telah dicapai.
4. Menjaga Komunikasi yang Efektif
Komunikasi yang efektif adalah salah satu aspek penting dalam peran seorang supervisor. Mereka harus dapat mengomunikasikan tujuan organisasi dengan jelas kepada anggota tim, menyampaikan instruksi dan informasi yang diperlukan, serta mendengarkan masukan dan kekhawatiran dari anggota tim.
Supervisor harus menjaga saluran komunikasi terbuka dan mengatasi konflik atau kesalahpahaman yang mungkin muncul. Selain itu, mereka juga bertugas dalam menyampaikan laporan kepada manajemen atau pihak yang berwenang mengenai kinerja tim.
5. Mengelola Konflik
Pada saat tim bekerja bersama, konflik dapat terjadi. Sebagai supervisor, tugas mereka juga melibatkan penanganan dan penyelesaian konflik di antara anggota tim.
Mereka harus memiliki keterampilan dalam mengidentifikasi sumber konflik, memfasilitasi diskusi yang produktif, dan mencari solusi yang menguntungkan semua pihak yang terlibat.
Kemampuan untuk menjaga keharmonisan dan kerja sama di antara anggota tim merupakan kualitas penting yang harus dimiliki oleh seorang supervisor.
Baca juga: Mengenal 8 Cara Pengembangan Kompetensi Karyawan
Peran dan Fungsi Supervisor
Selain tugas dan tanggung jawab yang telah dijelaskan sebelumnya, supervisor juga memiliki peran dan fungsi yang penting dalam konteks organisasi.
Peran dan fungsi ini membantu menciptakan lingkungan kerja yang efisien, meningkatkan produktivitas tim, dan mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan. Berikut ini adalah beberapa peran dan fungsi seorang supervisor.
1. Mewakili Tim
Seorang supervisor berperan sebagai perwakilan tim dalam interaksi dengan manajemen atau departemen lain dalam organisasi.
Mereka berkomunikasi dengan manajemen mengenai kebutuhan tim, melaporkan perkembangan, mencari dukungan atau sumber daya yang diperlukan, dan membela kepentingan tim ketika diperlukan.Sebagai perwakilan, ia akan menjadi penghubung antara tim dan pihak lain dalam organisasi.
2. Mendorong Kolaborasi
Salah satu peran penting seorang supervisor adalah mendorong kolaborasi di antara anggota tim. Mereka harus menciptakan lingkungan kerja yang memfasilitasi kerja sama tim, saling berbagi pengetahuan dan pengalaman, serta mendorong pertukaran ide dan inovasi.
Kolaborasi yang baik dapat meningkatkan kreativitas, efisiensi, dan produktivitas tim secara keseluruhan.
Baca juga: Pengertian Budaya Kerja, Jenis, & Tips Membangun
3. Mengelola Konflik
Supervisor memiliki tanggung jawab untuk mengelola konflik yang mungkin muncul di antara anggota tim. Konflik bisa timbul dari perbedaan pendapat, tujuan yang bertentangan, atau masalah interpersonal.
Supervisor harus memiliki kemampuan dalam mengidentifikasi sumber konflik, memfasilitasi diskusi yang konstruktif, dan mencari solusi yang memuaskan semua pihak yang terlibat. Mengelola konflik dengan efektif dapat menjaga hubungan yang sehat dan produktif di antara anggota tim.
4. Mengembangkan Potensi Tim
Sebagai pemimpin langsung, supervisor memiliki tanggung jawab dalam mengembangkan potensi anggota tim. Mereka harus mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan individu, memberikan pelatihan yang sesuai, dan membantu dalam perencanaan karier.
Supervisor harus memberikan kesempatan bagi anggota tim untuk mengembangkan keterampilan dan kemampuan mereka, serta memberikan arahan dan dukungan dalam mencapai tujuan pribadi dan profesional.
5. Memonitor Kinerja dan Produktivitas
Supervisor bertanggung jawab dalam memantau kinerja dan produktivitas tim. Mereka harus mengukur pencapaian tujuan, memonitor kemajuan proyek, dan mengidentifikasi masalah atau hambatan yang mungkin memengaruhi kinerja.
Jika diperlukan, ia harus mengambil tindakan yang tepat untuk memastikan kualitas dan efisiensi kerja yang tinggi. Monitoringkinerja dan produktivitas akan membantunya dalam membuat keputusan yang tepat untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Skill yang Harus Dimiliki Seorang Supervisor
Untuk menjadi supervisor yang efektif, seorang individu harus memiliki sejumlah skill kunci. Skill-skill ini yang membantu perannya dalam menjalankan tugas, tanggung jawab, serta peran dan fungsi mereka dengan baik. Berikut adalah beberapa skill yang harus dimiliki oleh seorang pengawas.
1. Kemampuan Komunikasi
Kemampuan komunikasi yang baik merupakan kualitas utama yang harus dimiliki oleh seorang supervisor. Mereka harus mampu mengomunikasikan tujuan, petunjuk, dan umpan balik dengan jelas dan efektif kepada anggota tim.
Kemampuan mendengarkan dengan baik juga penting agar ia dapat memahami kebutuhan, masalah, dan kontribusi dari anggota tim.
2. Keterampilan Manajemen Waktu
Supervisor harus memiliki keterampilan manajemen waktu yang baik. Ia harus dapat mengatur waktu dengan efisien dan mengalokasikan sumber daya yang tepat. Dengan kemampuan ini, ia dapat mengatur jadwal, menetapkan prioritas, dan mengelola proyek sesuai dengan tenggat waktu yang ditetapkan.
3. Kemampuan Kepemimpinan
Sebagai pemimpin tim, supervisor harus memiliki kemampuan kepemimpinan yang kuat. Mereka harus mampu menginspirasi, memotivasi, dan mengarahkan anggota tim menuju pencapaian tujuan.
Kemampuan dalam membangun hubungan yang baik, mengambil keputusan yang tepat, dan memberikan arahan yang jelas akan membantu seorang pengawas dalam memimpin tim dengan efektif.
4. Keterampilan Problem Solving
Supervisor harus memiliki keterampilan dalam menyelesaikan masalah. Mereka harus dapat mengidentifikasi hambatan atau tantangan yang mungkin timbul, mengembangkan strategi penyelesaian yang efektif, dan mengambil tindakan yang tepat.
Keterampilan problem solving membantu supervisor dalam menghadapi situasi yang kompleks dan menemukan solusi yang optimal.
Baca juga: Apa Itu Project Manager? Inilah Skill dan Fungsinya
5. Keterampilan Empati
Supervisor harus memiliki keterampilan empati yang baik. Mereka harus mampu memahami dan merespons kebutuhan, keprihatinan, dan masalah anggota tim dengan empati dan pengertian.
Dengan kemampuan ini, supervisor dapat membangun hubungan yang kuat dengan anggota tim, mengatasi konflik, dan memfasilitasi kerja sama yang baik.
6. Motivasi Tim
Kemampuan untuk memotivasi dan menginspirasi anggota tim. Seorang supervisor harus mampu mengenali kebutuhan dan aspirasi individu dalam tim, memberikan penghargaan, serta menciptakan lingkungan kerja yang mendukung semangat dan dedikasi.
7. Pengambilan Keputusan
Kemampuan untuk mengambil keputusan berdasarkan analisis yang baik dan pertimbangan matang. Seorang supervisor harus dapat membuat keputusan yang adil dan berdampak positif bagi tim dan organisasi.
8. Pengembangan Tim
Kemampuan untuk mengidentifikasi potensi dalam anggota tim, mengembangkan keterampilan mereka, dan memberikan peluang pengembangan karir.
9. Pengetahuan Teknis
Tergantung pada industri dan bidang kerja, seorang supervisor mungkin perlu memiliki pengetahuan teknis yang relevan dengan pekerjaan timnya. Misalnya, pengetahuan tentang proses produksi, teknologi, atau industri tertentu.
10. Fleksibilitas
Kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan kerja, tuntutan tugas, atau prioritas organisasi.
Apakah kamu sudah mengerti apa itu supervisor sekarang? Keberadaannya memang memainkan peran penting dalam organisasi, mengawasi dan membimbing tim kerja untuk mencapai tujuan organisasi.
Mereka memiliki tugas dan tanggung jawab yang beragam, termasuk mengawasi, membimbing, merencanakan, dan mengevaluasi kinerja tim.
Selain itu, dengan menguasai tugas, tanggung jawab, dan skill yang dibutuhkan, seorang supervisor dapat menjadi pengawas yang efektif dan membantu tim mencapai keberhasilan.
Baca juga: Catat! 10 Pelatihan dan Pengembangan SDM untuk Karyawan
Tingkatkan Produktivitas Tim Kamu bersama Aplikasi HRD StaffAny
Apabila kamu tertarik untuk memaksimalkan efisiensi dan produktivitas dalam manajemen sumber daya manusia di organisasi yang kamu jalankan, kami merekomendasikan untuk menggunakan software HRD yang andal.
Salah satu pilihan terbaik adalah StaffAny, sebuah platform yang dapat membantu mengotomatisasi proses HRD bisnismu.
Dengan fitur-fitur yang canggih seperti manajemen jadwal, pelacakan kehadiran, dan analisis data kinerja karyawan, StaffAny memudahkan kamu dalam mengelola tim secara efektif. Hubungi kami untuk mengetahui lebih lanjut tentang fitur dan manfaat yang ditawarkan oleh StaffAny!
