Rata-rata perusahaan menggunakan sistem payroll dalam menggaji karyawannya. Kamu pasti sering mendengar istilah tersebut ketika berbicara tentang gaji bersama tim Human Resource (HR). Namun, tahukah kamu apa itu payroll serta manfaatnya bagi perusahaan dan karyawan?
Tidak ada salahnya kamu memahami lebih dalam tentang payroll sebagai salah satu sistem penggajian pekerja. Artikel StaffAny ini akan menjelaskan selengkapnya tentang payroll, termasuk cara pembuatan sistem payroll yang mudah. Baca artikel ini untuk menambah wawasanmu.
Apa Itu Payroll?
Payroll adalah skema perhitungan gaji karyawan dari perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Pada sistem payroll, perusahaan telah menetapkan tanggal pembayaran gaji karyawan. Skema ini sangat membantu dalam menghitung besaran gaji masing-masing karyawan karena hasil kalkulasi yang lebih otomatis dan akurat.
Ada perbedaan mengenai pengelola sistem payroll perusahaan besar dan perusahaan atau bisnis kecil. Perusahaan besar memiliki satu departemen yang bertugas khusus untuk mengelola sistem payroll, contohnya tim HR. Sedangkan di perusahaan kecil, pemilik perusahaan (owner) turun tangan secara langsung menangani sistem payroll karyawan.
Sistem payroll tidak hanya menghitung gaji pokok atau pendapatan kotor karyawan setiap bulannya. Komponen gaji lainnya juga dihitung, seperti tunjangan, uang lembur, insentif, potongan biaya asuransi, dan potongan pajak. Karyawan akan melihat nominal gaji kotor beserta komponen tersebut di slip gaji untuk mengetahui upah yang diterima setiap bulannya.
Baca juga: 8 Faktor-Faktor yang Memengaruhi Tingkat Upah
4 Faktor yang Memengaruhi Besaran Payroll Karyawan
Kamu pasti mengetahui bahwa besaran gaji setiap orang dalam satu perusahaan tidak sama. Contohnya, gaji digital marketer di perusahaan A belum tentu sama dengan gaji administrator kantor. Perbedaan tersebut tentunya didasarkan oleh beberapa faktor dalam kualifikasi karyawan.
1. Jabatan
Tanggung jawab atau job description setiap jabatan berbeda-beda. Seorang manajer memiliki tugas yang lebih besar daripada stafnya karena tanggung jawab mereka pun bertambah. Karena itu, mereka akan menerima gaji sepadan dengan usahanya.
2. Lama Kerja
Masa kerja karyawan dalam perusahaan atau bidang pekerjaannya juga memengaruhi besaran gaji yang akan diterima. Makin lama masa kerjanya, karyawan akan mendapatkan lebih banyak pengalaman sehingga bayarannya pun meningkat sesuai jam terbangnya.
3. Latar Belakang Pendidikan
Perusahaan juga menentukan besaran nominal gaji karyawan berdasarkan latar belakangpendidikannya. Karyawan yang menempuh pendidikan tinggi umumnya akan memperoleh penghasilan lebih besar karena kemampuan analisis dan berpikir kritisnya, dibanding mereka yang berlatar pendidikan sekolah dasar.
4. Skill (Kompetensi)
Selain pendidikan, skill karyawan juga berpengaruh pada jumlah pendapatannya. Perusahaan membayar gaji lebih besar kepada karyawan yang memiliki skill mumpuni di bidangnya. Sertifikasi keahlian juga menjadi salah satu faktor penentu jumlah gaji mereka.
Baca juga: Pengertian Evaluasi Kinerja Karyawan dan Metodenya
Sejumlah Manfaat Payroll bagi Perusahaan dan Karyawan
Sistem payroll memiliki banyak manfaat bagi kedua belah pihak, yaitu perusahaan dan karyawan. Apa saja manfaatnya?
1. Penghematan Waktu
Proses penggajian karyawan jauh lebih mudah dengan payroll karena dilakukan secara otomatis menggunakan bantuan software atau aplikasi tertentu. Aplikasi semacam ini memiliki fitur yang akan menghemat waktu tim HR atau administrasi dalam menghitung penggajian karyawan terlepas dari jumlah staff. Sebagai contoh, apabila ada karyawan yang absen kerja, sistem payroll akan secara otomatis menghitung jumlah gaji untuk karyawan pada hari itu
2. Pelacakan Rincian Gaji
Pendapatan kotor yang diterima karyawan tentu telah dikurangi potongan atau ditambah tunjangan. Karyawan lebih mudah melacak rincian gaji yang diterima setiap masa penggajiannya. Manfaat ini tentu meningkatkan transparansi sehingga muncul kepercayaan karyawan kepada perusahaan.
3. Pembuatan Formulir Pajak
Sistem payroll juga mencakup penghitungan Pajak Penghasilan (PPh) sehingga pengisian formulir lebih cepat, murah, dan efisien. Kamu pun tidak perlu lagi mengeluarkan biaya transportasi dan fotokopi untuk mengurus formulir sehingga hal ini akan memudahkan perusahaan sekaligus.
4. Adanya Laporan Gaji Bulanan
Manfaat payroll selanjutnya adalah adanya laporan gaji karyawan setiap bulan. Perhitungan gaji karyawan atau payroll digunakan sebagai informasi yang jelas mengenai rincian deduction atau potongan. Seperti potongan pajak, asuransi kesehatan, dan lain-lain.
Baca juga: Mengenal 8 Cara Pengembangan Kompetensi Karyawan
5 Cara Membuat Sistem Payroll di Spreadsheet
Bagi pemilik perusahaan atau bisnis kecil, kamu bisa mulai membuat sistem payroll sederhana dengan software spreadsheet. StaffAny akan menjelaskan secara ringkas tentang cara membuatnya.
1. Buat Database Penggajian
Pertama, kamu perlu membuat database berisi informasi data karyawan, yaitu nama, NIK, jabatan, divisi, masa kerja, status (probation, kontrak, atau tetap), rekening karyawan, NPWP, PTKP, cuti, dan gaji pokoknya. Database inilah yang digunakan untuk menghitung gaji bersih karyawan.
2. Buat Form Penghitungan BPJS
Di sheet yang berbeda, kamu bisa membuat form berisi rincian iuran BPJS karyawan tiap bulannya. Rincian ini bisa berupa tunjangan BPJS dari perusahaan atau potongan gaji karyawan, tergantung kebijakan perusahaan kamu. Sebagai informasi, BPJS merupakan komponen penting dalam payroll.
3. Hitung PPh 21
Langkah berikutnya adalah penghitungan PPh 21 sebagai bagian dari potongan penghasilan karyawan. Buat sheet baru khusus untuk menghitung PPh masing-masing karyawan berdasarkan status kepemilikan NPWP dan PTKP-nya.
Baca juga: Pengertian Budaya Kerja, Jenis, & Tips Membangun
4. Buat Daftar Gaji
Setelah menghitung BPJS dan pajak penghasilan karyawan, kamu sudah bisa mengakumulasikan daftar gaji seluruh karyawan. Masukkan data hasil penghitungan tersebut ke dalam formulir gaji karyawan di sheet pertama. Total perhitungan dari penghasilan bersih tersebut menjadi beban gaji karyawan yang harus dibayar perusahaan.
5. Susun Slip Gaji
Penting sekali untuk menyusun slip gaji sebagai bukti pembayaran penghasilan karyawan. Kamu bisa memasukkan data di sheet sebelumnya ke dalam formulir slip gaji masing-masing karyawan. Setelah membuatnya, barulah kamu bisa lanjut membayar gaji karyawanmu.
Baca juga: 9 Contoh Slip Gaji Karyawan yang Sederhana
3 Metode Perhitungan Payroll
Sebelumnya, kamu sudah tahu apa itu payroll dan bagaimana cara membuat sistem payroll. Kali ini StaffAny akan memberi tahu metode perhitungan gaji karyawan yang dapat kamu gunakan berikut ini.
1. Netto
Pendekatan pertama yang dapat kamu gunakan adalah metode netto. Metode ini adalah gaji yang diterima oleh karyawan berdasarkan PPh21 dan jaminan sosial seperti BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
Metode ini ditujukan perusahaan untuk dapat menghitung besarnya pajak dan iuran jaminan sosial setiap karyawan sehingga tidak perlu melakukan perhitungan gaji bersih yang didapatkan.
2. Gross
Metode perhitungan gaji karyawan berikutnya yang dapat kamu gunakan adalah dengan metode gross. Pembayaran gaji model ini digunakan untuk menghitung dan membayar besaran dari sejumlah pajak. Dalam metode ini juga perusahaan tidak akan melakukan pemotongan gaji dan jaminan sosial.
3. Gross Up
Metode terakhir yang dapat kamu gunakan adalah dengan metode Gross Up. Dalam sistem penggajian ini perusahaan akan memberikan tunjangan pembayaran gaji dan jaminan sosial. Dengan metode ini perusahaan dapat menanggung seluruh biaya pajak dan iuran yang disertakaan tunjangan pajak gaji yang diberi.
Baca juga: Penting, Cara Menghitung Gaji Pokok Karyawan
Proses Payroll Karyawan Menjadi Mudah dengan StaffAny!
Proses perhitungan payroll dengan spreadsheet di atas ternyata cukup rumit. Apalagi kalau menerapkan sistem penggajian berdasarkan absensi karyawan, tentu kamu memerlukan database mengenai data kehadiran dan jadwal cuti mereka.
Untuk mempermudah perhitungan payroll, kamu bisa menggunakan StaffAny yang merupakan software manajemen karyawan dengan fitur real-time report di dalamnya. Kamu akan mendapatkan laporan absensi sekaligus kinerja karyawan yang secara akurat. Database-nya bisa kamu manfaatkan untuk menghitung payroll masing-masing karyawan di kantormu.
Tertarik menggunakan software ini? Yuk, hubungi StaffAny melalui WhatsApp untuk informasi lebih lanjut dan dapatkan free trial aplikasi ini.
Setelah mengenal apa itu payroll, kamu pasti ingin menerapkan sistem penggajian otomatis ini di perusahaanmu, bukan?
