Pada era bisnis modern seperti sekarang ini, perusahaan-perusahaan besar dan kecil makin menyadari pentingnya memiliki departemen yang bertanggung jawab atas segala aspek administratif dan operasional. Salah satu departemen yang mengemban peran penting ini adalah General Affair. Namun, sebenarnya apa itu General Affairs? Dan apa tugas serta fungsinya dalam sebuah perusahaan?
Melalui artikel ini, kamu akan mempelajari apa itu General Affair secara lebih mendalam, mulai dari pengertian, tugas dan tanggung jawab, hingga peran dan fungsinya. Mari simak selengkapnya di bawah ini!
Apa Itu General Affair?
Sebelum membahas tugas dan fungsi dari general affair, penting untuk memahami konsepnya terlebih dahulu. General Affair merujuk pada sebuah divisi atau bagian di dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas berbagai kegiatan administratif dan operasional yang menopang kelancaran operasional perusahaan secara keseluruhan.
Divisi general affair ini berperan dalam menyediakan layanan dan dukungan yang dibutuhkan oleh departemen lain serta mengatur berbagai proses internal yang mendukung berjalannya perusahaan secara efisien.
Baca juga: Pahami Pengertian HRD, Fungsi dan Tugasnya
Apa Saja Tugas General Affair?
Setelah mengetahui pengertian general affair, kamu perlu memahami apa saja tugas dan tanggung jawab yang mereka emban. Berikut ini adalah beberapa tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh departemen ini.
1. Manajemen Fasilitas
Salah satu tugas utama dari general affair adalah pemeliharaan dan perawatan fasilitas perusahaan. Ini termasuk mengawasi perawatan gedung, peralatan kantor, sistem keamanan, dan infrastruktur lainnya yang dibutuhkan oleh karyawan untuk menjalankan tugas mereka dengan efektif.
2. Pengelolaan Pengadaan dan Persediaan
General Affair juga bertanggung jawab dalam pengelolaan pengadaan dan persediaan di perusahaan. Mereka akan mengatur proses pengadaan barang dan jasa, melakukan negosiasi dengan pemasok, serta menjaga persediaan barang yang memadai untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.
3. Manajemen Peralatan Kantor
Departemen ini juga memiliki tanggung jawab untuk mengelola peralatan kantor seperti komputer, printer, perangkat lunak, dan perlengkapan lainnya. Mereka akan memastikan bahwa semua peralatan berfungsi dengan baik dan tersedia untuk digunakan oleh karyawan.
4. Penyediaan dan Manajemen Layanan Umum
Departemen GA ini juga mengurus berbagai layanan umum di perusahaan, seperti penyediaan makanan dan minuman, kebersihan dan keindahan lingkungan kerja, transportasi karyawan, serta manajemen aset perusahaan lainnya.
Apabila perusahaan memiliki pekerja harian lepas, maka salah satu tanggung jawab general affair juga harus memastikan pembayaran tenaga kerja harian.
Baca juga: Pengertian Manajemen Operasional: Fungsi, dan Karakteristiknya
5. Manajemen Komunikasi Internal
Komunikasi internal yang efektif sangat penting dalam sebuah perusahaan. General Affair membantu dalam memfasilitasi komunikasi antara berbagai departemen dan karyawan. Mereka mengatur pertemuan, menyusun jadwal, dan menjaga aliran informasi yang lancar di antara anggota organisasi.
6. Penanganan Perizinan dan Regulasi
Divisi General Affair juga memiliki tanggung jawab untuk mengurus perizinan dan regulasi perusahaan. Mereka akan memastikan bahwa perusahaan mematuhi semua persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku dalam lingkup operasionalnya.
7. Pengelolaan Keamanan dan Keselamatan
Keamanan dan keselamatan adalah prioritas utama dalam operasional perusahaan. General Affair bertanggung jawab untuk mengembangkan dan mengimplementasikan kebijakan keamanan, serta menjaga keamanan fisik dan perlindungan terhadap aset perusahaan.
Baca juga: Tujuan Perencanaan SDM, Manfaat, dan Tahapannya
Peran dan Fungsi General Affairs
Setelah mengetahui apa itu General Affairs serta tugas dan tanggung jawabnya, sekarang kamu perlu memahami peran dan fungsinya di dalam perusahaan. Berikut ini adalah beberapa peran dan fungsi yang diemban oleh departemen GA.
1. Mendukung Efisiensi Operasional
Dalam perusahaan, General Affairs memiliki peran penting dalam menjaga efisiensi operasional secara keseluruhan. Dengan mengelola fasilitas, persediaan, dan peralatan kantor, mereka memastikan bahwa semua sumber daya yang dibutuhkan tersedia dengan baik dan dapat digunakan oleh seluruh karyawan.
2. Menciptakan Lingkungan Kerja yang Nyaman
General Affairs juga bertanggung jawab dalam menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan produktif bagi karyawan. Dengan menyediakan layanan umum yang memadai, mengelola komunikasi internal, dan menjaga kebersihan lingkungan kerja, mereka membantu meningkatkan kesejahteraan karyawan dan semangat kerja tim.
3. Menjaga Kepatuhan Terhadap Peraturan
Perizinan dan regulasi adalah bagian penting dalam menjalankan sebuah perusahaan. Departemen GA memastikan perusahaan memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku. Dengan melakukan pemantauan dan pemenuhan regulasi, mereka membantu perusahaan tetap beroperasi dalam batas-batas yang diatur oleh hukum.
4. Menjaga Keamanan dan Keselamatan
Salah satu fungsi utama dari GA adalah menjaga keamanan dan keselamatan perusahaan. Dengan mengembangkan kebijakan keamanan, melaksanakan tindakan pencegahan, dan melakukan manajemen risiko, mereka melindungi perusahaan dari ancaman internal dan eksternal yang dapat mengganggu operasional.
Baca juga: 5 Fungsi Human Resource Management yang Wajib Diketahui
5. Mengelola Anggaran dan Pengeluaran
GA juga terlibat dalam pengelolaan anggaran dan pengeluaran perusahaan. Mereka akan mengawasi pengeluaran yang terkait dengan fasilitas, persediaan, dan layanan umum. Dengan melakukan pengawasan yang baik, mereka membantu menjaga keuangan perusahaan dalam kondisi yang sehat.
6. Menyediakan Dukungan Administratif
Departemen General Affairs juga memberikan dukungan administratif kepada departemen dan karyawan lainnya. Hal ini meliputi pengelolaan data, pengarsipan dokumen, penjadwalan pertemuan, dan tugas-tugas administratif lainnya yang membantu kelancaran operasional perusahaan.
7. Meningkatkan Pengalaman Karyawan
Terakhir GA berperan dalam meningkatkan pengalaman karyawan di tempat kerja. Dengan menyediakan layanan dan fasilitas yang berkualitas, mereka membantu menciptakan lingkungan kerja yang positif, mendukung perkembangan karyawan, dan meningkatkan kepuasan kerja secara keseluruhan.
Baca juga: Catat! 10 Pelatihan dan Pengembangan SDM untuk Karyawan
Skill yang Wajib Dimiliki Staff General Affair
Setelah mengetahui apa saja tugas general affair dalam perusahaan beserta fungsinya, berikut ini beberapa skill yang wajib dimiliki oleh seorang staff general affair:
1. Manajemen Administrasi
Kemampuan untuk mengatur dan menjalankan berbagai tugas administratif, seperti pengelolaan dokumen, jadwal, dan surat-menyurat.
2. Kemampuan Komunikasi
Kemampuan berkomunikasi dengan baik secara lisan dan tertulis, baik dengan rekan kerja maupun dengan pihak eksternal. Ini termasuk kemampuan dalam menyusun laporan, email, dan dokumen-dokumen resmi.
3. Manajemen Waktu
Keterampilan mengelola waktu dengan efisien, mengutamakan tugas, dan menjalankan banyak tugas sekaligus.
4. Manajemen Persediaan dan Pengadaan
Kemampuan dalam mengelola persediaan kantor dan melakukan pengadaan barang dan layanan yang diperlukan oleh perusahaan.
Baca juga: 6 Faktor yang Memengaruhi Perencanaan SDM Bisnis
5. Keahlian Teknologi
Mampu menggunakan perangkat lunak perkantoran, perangkat keras komputer, dan perangkat lunak manajemen administrasi seperti Microsoft Office atau perangkat lunak HRIS (Human Resources Information System).
6. Manajemen Fasilitas
Kemampuan untuk mengelola dan menjaga fasilitas kantor, termasuk perawatan dan pemeliharaan gedung, peralatan, dan sistem keamanan.
7. Keahlian Organisasi
Kemampuan untuk merencanakan acara dan rapat, mengkoordinasikan kegiatan kantor, serta mengelola ruang pertemuan.
8. Penyelesaian Masalah
Keterampilan dalam mengidentifikasi masalah, mencari solusi, dan mengatasi tantangan yang mungkin muncul dalam operasi sehari-hari.
9. Keamanan dan Kesehatan Kerja
Memahami prinsip-prinsip keselamatan kerja dan dapat mengelola tindakan yang berkaitan dengan keamanan dan kesehatan di lingkungan kerja.
Setiap organisasi mungkin memiliki persyaratan yang berbeda untuk posisi staff General Affair mereka, jadi sebaiknya Anda juga mempertimbangkan kebutuhan khusus perusahaan dimana Anda bekerja.
Selain itu, pengembangan keterampilan interpersonal dan kepemimpinan juga dapat menjadi nilai tambah bagi seorang General Affair yang sukses.
Baca juga: Pentingnya Manajemen Waktu dalam Pekerjaan
Tingkatkan Produktifitas Tim Kamu dengan Aplikasi HRD dari StaffAny
Sebagai Head of General Affair atau manajer, Apakah kamu tertarik untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas departemen General Affair dalam bisnismu? Silahkan pertimbangkan untuk menggunakan software HRD yang dapat mempermudah tugas dan tanggung jawab tim kamu.
StaffAny adalah salah satu solusi yang dapat membantumu mengelola aspek manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) dengan lebih efektif. Berikut beberapa keunggulan StaffAny yang dapat membantu tim General Affair dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan kamu:
1. Memiliki Integrasi SDM dan OPS yang Lebih Baik
Dengan StaffAny, kamu dapat menyusun anggaran biaya karyawan dengan baik dan efektif. Sering kali rencana berubah karena situasi yang terjadi di lapangan. Namun dengan aplikasi HR berbasis cloud dari StaffAny, kamu dapat menyinkronkan semua perubahan dan terus memantau SDM secara real-time dan fleksibel.
2. Transparasi Data dan Peningkatan Teamwork
Bersama StaffAny, kamu dapat menerapkan sistem tenaga Kerja yang terintegrasi untuk meningkatkan kinerja bisnis kamu. Berdayakan SDM di tim kamu untuk mengambil tanggung jawab atas pekerjaan dan kinerja mereka. Dapatkan rasa aman dalam pengawasan dari apa yang terjadi di lapangan dengan software HR.
3. Pengelolaan Data yang Serba Otomatis dan Mudah
Menggunakan StaffAny dapat membantu kamu melakukan otomatisasi tugas manual dengan cara yang mudah dan menyenangkan.
Tentu tidak ada yang menyukai spreadsheet setelah shift yang melelahkan. StaffAny dapat melakukan pekerjaan penting untuk kamu dengan menunjukkan hal-hal yang membutuhkan perhatian lebih seperti mengelola kehadiran karyawan, memantau proses pengajuan cuti/lembur karyawan, memantau proses rekrutmen karyawan, dan manajemen kinerja masing-masing karyawan.
Dengan menggunakan software HRD seperti StaffAny, kamu dapat mengotomatiskan berbagai proses manajemen HRD yang penting, termasuk manajemen jadwal, pemantauan kehadiran, penggajian, dan tugas administratif lainnya. Hubungi kami untuk mengetahui lebih lanjut tentang fitur dan manfaat yang ditawarkan oleh StaffAny!
